Sistem Informasi Manajemen

9.1              Pendahuluan, apakah SIM ?

Sistem Informasi Manajemen didefenisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan informasi bagi beberapa pemakai dengan kebutuhan yang serupa. Para pemakai biasanya membentuk suatu entitas organisasi formal-perusahaan atau submit dibawahnya. Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan periodik, laporan khusus, dan output dan simulasi matematika. Output informasi digunakan oleh manajer maupun non manajer dalam perusahaan saat mereka membuat keputusan untuk memecahkan masalah.

9.2              Konsep Subsistem Informasi Organisasi

Ketika perusahaan semakin berpengalaman dalam menerapkan rancangan SIM yang mencakup seluruh perusahaan, manajer di area-area tertentu mulai menerapkan konsep sesuai kebutuhan mereka. Sistem-sistem informasi fungsional ini atau subset-subset SIM yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan pemakai atas informasi mengenai area-area fumgsional, mendapatkan publikasi luas di beberapa area dan sedikit kurang di area lain. Pemasaran merupakan area pertama yang menerima pemikiran sistem informasi fungsional, dan banyak usaha dilakukan untuk menjelaskan cara penerapan komputer ke seluruh operasi pemasaran.

Pada bagian selanjutnya akan diperkenalkan subsistem-subsistem SIM yang erat kaitannya dengan submit-submit utama organisasi. Yang pertama adalah sistem informasi yang dirancang untuk digunakan oleh eksekutif. Selanjutnya adalah sistem-sistem informasi yang untuk berbagai area fungsional – pemasaran, manufaktur, keuangan dan sumber daya manusia.

Satu hal penting lain adalah bahwa sistem-sistem fungsional bukanlah alternatif dari SIM perusahaan yang menyeluruh. Akan sukar bagi perusahaan baru saja berkembang. Permulaan yang terlambat ini disebabkan oleh kegiatan eksekutif yang tidsk terstruktur baik, dan para spesialis informasi lebih sukar memahami pemecahan keputusan di tingkat eksekutif daripada di tingkatan manajemen yang lebih bawah. Lambat laun penggunaan komputer bergerak merambat naik, dan sekarang mendapatkan perhatian eksekutif. Sistem Informasi eksekutif sekarang merupakan salah satu area komputasi bisnis yang termarak.

9.3              Perangkat Lunak Penulis Laporan

Menghasilkan periodik dan laporan khusus. Laporan periodik ditandai dalam bahasa pemrograman dan dipersiapkan sesuai dengan jadwal. Laporan khusus dipersiapkan untuk merespon kebutuhan informasi yang tidak terduga. Masa sekarang, sistem manajemen database memiliki fitur yang cepat megeneralisasikan laporan yang merespon pada permintaan data khusus atau informasi.

9.4              Pembuatan model Matematika

Model matematika dapat dikelompokkan dalam tiga dimensi :

-          Pengaruh waktu

-          Tingkat keyakinan

-          Kemampuan mencapai optimisasi

a.       Model statis dan dinamis

Model statis tidak menyertakan waktu sebagai variabel, model ini berkaitan dengan suatu situasi pada satu waktu titik tertentu, seperti suatu foto. Model yang menyertakan waktu sebagai variabel adalah model dinamis. Model ini menggambarkan perilaku entitas dari waktu ke waktu, seperti suatu film.

b.      Model probabilistik atau deterministik

Cara lain mengelompokkan model adalah berdasarkan apakah formulanya mencakup probabilitas. Probabilitas adalah peluang terjadinya sesuatu. Probabilitas berkisar dari 0.00 (sesuatu yang sama sekali tidak mungkin) hingga 1.00 (sesuatu yang pasti). Model yang mencakup probabilitas disebut model probabilistik. Model yang sebaliknya adalah model deterministik.

c.       Model optimisasi atau suboptimisasi

Model optimisasi adalah model yang memilih solusi terbaik dari berbagai alternatif. Agar suatu model dapat mencapai hal ini, masalahnya harus terstruktur sangat baik. Model suboptimisasi, sering disebut satisficing model, memungkinkan manajer memasukkan serangkaian keputusan, dan model akan memproyeksikan hasilnya. Model ini tidak mengidentifikasi keputusan yang akan menghasilkan hasil terbaik tetapi menyerahkan tugas tersebut pada manajer.

9.5              Simulasi

            Tindakan menggunakan model disebut dengan simulasi (simulation). Simulasi terjadi dalam skenario tertentu dan memprediksi dampak keputusan orang yang memecahkan masalah tersebut.

Skenario Model

Skenario digunakan untuk menjelaskan kondisi yang mempengaruhi simulasi. Elemen-elemen data yang menetapkan scenario disebut elemen-elemen data skenario.

Variabel Keputusan

Nilai-nilai input yang dimasukkan manajer untuk mengukur dampak pada entitas tersebut disebut variabel keputusan (decision variable).

Teknik Simulasi

Manajer biasanya menerapkan model optimasi hanya satu kali. Model ini menghasilkan solusi yang terbaik menggunakan skenario tertentu dan variabel-variabel keputusan. Namun, penting juga untuk menjalankan model suboptimalisasi berulang kali, guna mencari kombinasi variabel keputusan yang menghasilkan hasil yang memuaskan. Proses perulangan untuk mencoba beragam alternatif keputusan ini disebut permainan bagaimana jika (what if game).

Setiap kali model tersebut dijalankan, hanya satu dari beragam variabel keputusan yang harus diubah agar pengaruhnya dapat dilihat. Dengan cara ini, pemecah masalah secara sistematis dapat menemukan kombinasi keputusan yang akan menghasilkan solusi masalah.

Format Output Simulasi

Melibatkan berbagai elemen skenario dan variabel keputusan pada layar atau halaman yang sama seperti output merupakan praktik yang baik.

Input Model

Menjelaskan tentang layar input yang digunakan untuk memasukkan elemen data skenario untuk kuartal sebelumnya. Beberapa elemen tersebut berhubungan dengan perusahaan – kapasitas pabrik, jumlah unit yang diproduksi, nilai nominal bahan baku, dan seterusnya. Elemen lain yang berhubungan dengan pengaruh dari lingkungan perusahaan – indeks ekonomi, indeks musiman, harga kompetitor, dan pemasaran kompetitor.

Output Model

Para eksekutif ini bisa mendapatkan output yang lebih detail dalam bentuk tampilan di layar ataupun cetakan.

9.6              Keuntungan & Kerugian Pembuatan Model

Manajer yang menggunakan model matematika bisa mendapatkan manfaat melalui hal-hal berikut :

1.      Proses pemodelan dapat menjadi pengalaman belajar. Manajer akan selalu  mempelajari sesuatu yang baru mengenai sistem sesungguhnya melalui setiap proyek pemodelan.

2.      Kecepatan proses simulasi memungkinkan sejumlah besar alternatif dapat dipertimbangkan dengan cara memberikan kemampuan untuk mengevaluasi dampak keputusan dalam waktu yang singkat. Hanya dalam beberapa menit, kita dapat menyimulasikan beberapa bulan, kuartal, atau tahunan operasional perusahaan.

3.      Model memberikan kemampuan prediksi-pandangan masa depan-yang tidak dapat diberikan oleh metode penyedia informasi lain.

4.      Model tidak semahal upaya uji coba. Proses pemodelan memang mahal jika dilihat dari masa perancangan dan biaya peranti keras dan peranti lunak yang dibutuhkan untuk melakukan simulasi, namun biaya ini tidak setinggi biaya yang terjadi jika keputusan yang buruk diimplementasikan di dunia nyata.

Kelebihan pemodelan ini dapat berkurang karena dua kelemahan dasar :

1.      Kesulitan untuk membuat model sistem bisnis akan menghasilkan model yang tidak mencakup semua pengaruh terhadap entitas. Sebagai contoh, dalam model yang baru saja digambarkan, seseorang di perusahaan harus mengestimasikan nilai untuk elemen dta skenario. Selain itu, rumus matematis biasanya hanya merupakan prakiraan atas perilaku entitas tersebut. Ini berarti bahwa penilaian subjektif yang cukup besar harus diterapkan dalam mengimplementasikan keputusan yang dibuat berdasarkan hasil simulasi.

2.      Kemampuan matematis tingkat tinggi dibutuhkan untuk merancang model yang lebih kompleks. Selain itu, kemampuan semacam ini juga diperlukan untuk mengimprentasikan output dengan baik.

9.7              SIM Dan Pertimbangan Faktor Manusia

            Berbagai pengaruh yang dapat mempengaruhi kinerja para pegawai saat mereka melaksanakan tugas-tugas yang berkaitan dengan komputer dipandang sebagai pertimbangan faktor manusia (human factors consideration)

Rasa Takut Sebagai Dasar Pertimbangan Manusia

            Para pegawai dari perusahaan yang memasang sistem pengolahan data pertama mengalami rasa takut. Mereka takut bahwa komputer akan membuta mereka diberhentikan, dan dibeberapa perusahaan itu memang terjadi. Namun, bahkan diperusahaan yang manajemennya tidak berniat mengantikan orang dengan komputer, para pegawainya masih tidak percaya dan khawatir.

·         Bagaiman Pegawai Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Tanggapan terbaik para pegawai adalah mengungkapkan secara terbuka ketakutan mereka kepada manajer. Namun, sering para pekerja menyimpan ketakutan mereka dan diam-diam menyabot sistem.

·         Bagaimana Manajer Mengungkapkan Rasa Takut Mereka

Para manajer juga memiliki ketakutan sendiri. Kadang-kadang manajer di suatu rae fungsional tidak ingin berbagi informasi dengan yang lain. Alasannya adalah mereka telah bersusah payah mengumpulkan informasi dan seharusnya dapat mengendalikan penggunaannya—data itu milik mereka.

·         Program Untuk Mengurangi Rasa Takut Dan Dampaknya

Rasa takut di pihak pegawai dan manajer dapat mempengaruhi keberhasilan atau kegagalan proyek pengembangan dan sistem operasional. Manajemen perusahaan, dibantu oleh spesialis informasi, dapat mengurangi ketakutan ini dan dampaknya yang merugikan dengan mengambil empat langkah berikut :

1.      Menggunkan komputer sebagai suatu cara mencapai peningkatan pekerjaan (job enhancement)

2.      Menggunakan komunikasi formal untuk membuat pegawai terus menyadari maksud perusahaan.

3.      Membangun hubungan kepercayaan antara pegawai, spesialis informasi dan manajemen.

4.       Menyelaraskan kebutuhan pegawai dengan tujuan perusahaan.

9.8              Menempatkan SIM Dalam Perspektif

            SIM merupakan upaya organisasi pertama yang tujuan utamanya menyediakan informasi bagi manajemen—karena itu dinamakan Sistem Informasi Manajemen. Ternyata SIM perusahaan menyediakan informasi bagi orang-orang selain manajer.

SIM Dan Pemecahan Masalah

            SIM dan subsistem-subsistem organisasinya berkontribusi pada pemecahan masalah dalam dua cara dasar :

·         Sumber daya informasi seorganisasi

SIM adalah suatu usaha seorganisasi untuk menyediakan informasi pemecahan masalah .

·         Identifikasi dan pemecahan masalah

Ide utama dibalik SIM adalah menjaga agar pasokan informasi terus mengalir ke manajer.