Sistem Informasi Akuntansi

System informasi akuntansi (SIA)

SIA melaksanakan aplikasi akuntansi perusahaan. Aplikasi ini ditandai dengan volume pengolahan data yang tinggi. Pengolahan data terdiri dari empat tugas utama – pengumpulan data, manipulasi data, penyimpanan data dan penyiapan dokumen.

            Perusahaan tidak dapat memilih untuk memiliki SIA atau tidak, itu merupakan suatu keharusan. Juga, semua perusahaan pada dasarnya melakukan prosedur – prosedur yang sama. SIA lebih berorientasi pada data dari pada berorientasi pada informasi, dan datanya sebagian besar bersifat historis.

            Pada bab ini kita menggunakan diagram arus data untuk mendokumentasikan SIA uang disebut system distribusi. System ini digunakan oleh berbagai perusahaan seperti perusahaaan manufaktur, pedagang besar dan pengecer yang mendistribusikan produk kepada pelanggan mereka.

            Walau SIA berorientasi data, SIA juga menghasilkan sejumlah informasi. Selain itu, SIA menyediakan database yang berfungsi sebagai dasar bagi subsistem CBIS lain.

8.1              Apakah Pengolahan Data

Pengolahan data (data processing – DP) adalah manipulasi atau transformasi symbol – symbol seperti angka dan abjad untuk tujuan meningkatkan kegunaannya. Istilah pengolahan transaksi (transaction processing – TP) makin banyak digunakan untuk menggambarkan pengolahan data yang diterapkan pada data bisnis. Walau istilah pengolahan data dan pengolahan transaksi dapat dipertukarkan, kita akan menggunakan istilah pengolahan data, karena lebih dikenal.

8.2              Sistem Informasi Akuntansi

Tugas pengolahan data perusahaan dilaksanakan oleh system informasi akuntansi (SIA) yang mengumpulkan data yang menjelaskan kegiatan perusahaan, mengubah data tersebut menjadi informasi, serta menyediakan informasi bagi pemakai di dalam maupun di luar perusahaan.

Elemen input, transformasi dan output dari system fisik perusahaan berada pada bagian bawah. Data dikumpulkan dari seluruh system fisik dan lingkungan, lalu dimasukkan kedalam database. Perangkat lunak pengolahan data mengubah data menjadi informasi untuk manajemen perusahaan serta untuk perorangan dan organisasi di lingkungan perusahaan.

Arus informasi kelingkungan penting untuk dipahami. SIA adalah satu – satunya CBIS yang bertanggungjawab memenuhi kebutuhan informasi di luar perusahaan. SIA bertanggungjawab untuk menyediakan informasi bagi tiap elemen lingkungan kecuali pesaing.

8.3              Tugas Pengolahan Data

SIA melaksanakan empat tugas dasar pengolahan data, berikut penjelasannya:

1.      Pengumpulan Data

Saat perusahaan menyediakan produk dan jasa ke lingkungan, tiap tindakan dijelaskan oleh satu catatan data. Jika tindakan tersebut melibatkan elemen lingkungan,maka disebut transaksi, karena itu timbullah istilah pengolahan transaksi.

System pengolahan data mengumpulkan data yang menjelaskan setiap tindakan internal perusahaan dan transaksi lingkungan perusahaan.

2.      Manipulasi Data

Data perludimanipulasiuntukmengubahnyamenjadiinformasi.Operasimenipulasi data meliputi :

a)      Pengklasifikasian

Elemen – elemen data tertentu dalam catatan digunakan sebagai kode. Di bidang komputer, kode adalah satu atau beberapa karakter yang digunakan untuk mengidentifikasi dan mengelompokkan catatan. Misalnya, suatu catatan gaji mencakup kode – kode yang mengidentifikasi pegawai (nomor pegawai), departemen pegawai itu (nomor departemen) dan klasifikasi gaji pegawai.

b)     Penyortiran

Catatan – catatan disusun sesuai urutan tertentu berdasarkan kode atau elemen data lain. Misalnya, file catatan gaji disusun sehingga semua catatan untuk tiap pegawai terkumpul menjadi satu.

c)      Penghitungan

Operasi aritmatika dan logika dilaksanakan pada elemen – elemen data untuk menghasilkan elemen – elemen data tambahan. Dalam system gaji, misalnya upah perjam dikalikan dengan jam kerja untuk menghasilkan pendapatan kotor.

d)     Pengikhtisaran

Terdapat begitu banyak data yang perlu disintesis, atau disarikan, menjadi bentuk total, subtotal, rata – rata dst.

3.      Penyimpanan Data

Di suatu perusahaaan kecil terdapat ratusan transaksi dan tindakan setiap hari, di perusahaaan besar terdapat ribuan. Tiap transaksi dijelaskan oleh beberapa elemen data. Seluruh data ini harus disimpan di suatu tempat hingga diperlukan, dan itulah tujuan penyimpanan data. Data disimpan pada media penyimpanan sekunder, dan file dapat diintegrasikan secara logis untuk membentuk suatu database. Sebagian besar data dalam database adalah data akuntansi.

4.      PenyiapanDokumen

SIA menghasilkan output untuk perorangan dan organisasi baik di dalam dan di luar perusahaan. Output tersebut dipicu dalam dua cara:

1.      Oleh suatu tindakan

Output dihasilkan jika sesuatu terjadi. Contohnya adalah tagihan yang disiapkan setiap kali pesanan pelanggan diisi.

2.      Oleh jadwal waktu

Output dihasilkan pada suatu saat tertentu. Contohnya adalah cek gaji yang disiapkan setiap hari jumat.

Umumnya, output berbentuk dokumen kertas. Namun, semakin banyak pemakai yang yang menggunakan tampilan layar.

8.4              Karakteristik Sistem Informasi Akuntansi

Ada beberapa karakteristik pengolahan data yang jelas membedakan SIA dari subsistem CBIS yang lain. SIA:

·         Melaksanakantugas yang diperlukan

Perusahaan tidak memutuskan untuk melaksanakan pengolahan data atau tidak. Perusahaan diharuskan oleh undang – undang untuk memelihara catatan kegiatannya. Elemen – elemen dalam lingkungan seperti pemerintah, pemegang saham dan pemilik, serta masyarakat keuangan menuntut perusahaan agar melakukan pengolahan data. Tetapi bahkan jika lingkungan tidak memintanya, manajemen perusahaan pasti menerapkan SIA sebagai cara mencapai dan menjaga pengendalian.

·         Berpegang pada prosedur yang relative standar

Peraturan dan praktek yang diterima menentukan cara pelaksanaan pengolahan data. Segala jenis organisasi mengolah datanya dengan cara yang pada dasarnya sama.

·         Menangani data yang rinci

Karena berbagai catatan pengolahan data menjelaskan kegiatan perusahaan secara rinci, catatan tersebut menyediakan jejak audit (audit trail). Jejak audit adalah kronologi kegiaan yang dapat ditelusuri dari awal hingga ke akhir, dan dari akhir ke awal.

·         Terutama berfokus historis

Data yang dikumpulkan oleh SIA umumnya menjelaskan apa yang terjadi di masa lampau. Ini terutama terjadi jika pengolahan berkelompok (batch) digunakan.

·         Menyediakan informasi pemecahan masalah yang minimal

SIA menghasilkan sebagian output informasi bagi manajer perusahaan. Laporan akuntansi standar seperti laporan rugi laba dan neraca merupakan contohnya.

Sementara garis yang memisahkan suatu subsistem CBIS dari subsistem yang lain kadang – kadang membingungkan, SIA dapat dibedakan melalui sejumlah karakteristik di atas.

8.5              Peran Sistem Informasi dalam Pemecahan Masalah

Karena pengolahan data ditandai oleh volume data yang besar dibandingkan informasi, tampaknya SIA sedikit berkontribusi pada pemecahan masalah. Hal ini menyesatkan, karena dua alasan. Pertama, SIA menghasilkan beberapa output informasi dalam bentuk laporan akuntansi standar. Laporan ini sangat berharga dalam area keuangan dan pada tingkat manajemen puncak. Kedua, dan yang lebihpenting, SIA menyediakan database yang kaya yang dapat digunakan dalam pemecahan masalah. Database menyediakan banyak input bagi subsistem CBIS lain – terutama SIM dan DSS, dan sedikit bagi system pakar.

Pengolahan data merupakan dasar bagi system – system pemecahan masalah yang lain. Langkah pertama dalam menyediakan dukungan computer bagi pemecahan masalah untuk manajer adalah dengan menerapkan SIA yang baik.