Pengembangan Sistem

4.1          Pendekatan Sistem

Pada tahun 1910 Jon Dewey, seorang profesor ilmu filosofi di Columbia University mengindentifikasikan tiga rangkaian pertimbangan dalam pemacahan sebuah kontroversi, yaitu:

1.    Mengenalni kontroversi.

2.    Mempertimbangkan klaim klaim altenatif.

3.    Membentuk suatu pertimbangan.

Namun pada awal tahun 1960 dan 1970 minat terhadap pemecahan masalah secara sistematis menguat. ilmuan manajemen dan spesialis informasi memakai tiga rangkaian Jon Dewey menjadi apa yang dikenal sebagai pendekatan sistem – serangkaian langkah langkah pemecahan masalah yang memastikan bahwa suatu masalah telah dipahami, solusi solusi alternatif telah dipertimbangkan, dan bahwa solusi yang dipilih berhasil.

Pendekatan sistem menggunakan 10 langkah, yang dikelompokkan menjadi 3 tahapan :

1.      Upaya persiapan

Upaya persiapan adalah menyiapkan pemecahan masalah dengan memberikan suatu orientasi sistem dan memiliki 3 langkah yang tidak harus dikerjakan secara berurutan dan terjadi dalam jangka waktu yang cukup lama.

a)      Melihat perusahaan sebagai suatu sistem

b)      Mengenal sistem lingkungan

c)      Mengindentifikasi subsistem perusahaan.

2.      Upaya Definisi

Upaya definisi biasanya terkait oleh pemicu masalah, suatu sinyal yang menandakan bahwa keadaan berjalan lebih baik atau lebih buruk dari apa yang telah direncanakan. Sinyal ini dapat berasal dari dalam perusahaan maupun lingkungan. Manajer atau seorang dalam unit manajer menidentifikasikan masalah atau gejalanya. Upaya definisi terdiri dari 2, yaitu:

a)      Melanjutkan dari tingkat sistem ke tingkat subsistem.

b)      Menganalisis bagian – bagian sistem dalam urutan tertentu

Menganalisis unsur – unsur sistem secara berurutan sesuai prioritas dari masing – masing unsur di dalam proses pemecahan masalah.

·         Mengevaluasi standar

·         Membandingkan output sistem dengan standar.

·         Mengevaluasi manajemen

·         Mengevaluasi prosesor informasi

·         Mengevaluasi input dan sumber daya input

·         Mengevaluasi proses transformasi

·         Mengevaluasi sumber daya output

3.      Upaya Solusi.

Upaya solusi melibatkan suatu pertimbangan atas alternatif – alternatif yang layak, pemilihan alternatif terbaik, implementasinya, dan memastikan bahwa solusi tersebut efektif.

a)      Mengindentifikasikan solusi – solusi alternatif

b)      Mengevaluasi solusi – solusi alternatif

c)      Memilih solusi terbaik

d)     Mengimplementasikan solusi

e)      Menindaklanjuti untuk memastikan keefektifan solusi

4.2          Siklus Hidup Pengembangan Sistem (Systems Development Life Cycle – SDLC)

Aplikasi dari pendekatan sistem bagi pengembangan suatu sistem informasi untuk mengetahui bahwa terdapat beberapa tahapan pekerjaan pemngembangan yang perlu dilakukan dalam urutan – urutan tertentu jika suatu proyek ingin memiliki kemungkinan berhasil yang paling besar. Tahapan – tahapan tersebut adalah:

·      Perencanaan

·      Analisis

·      Desain

·      Implementasi

·      Penggunaan

SLDC akan mengidentifikasikan masalah dalam tahap perencaan dan analisis. Solusi – solusi alternatif diidentifikasikan dan dievaluasi dalam tahap desain. Lalu, solusi yang terbaik diimplementasikan dan digunakan. Selama tahap penggunaan, umpan balik dikumpulkan untuk melihat seberapa baik sistem mampu memecahkan masalah yang telah ditentukan.

4.3          Prototyping

Prototype adalah satu versi dari sebuah sistem potensial yang akan memberikan ide bagi para pengembang dan calon pengguna, bagaimana sistem akan berfungsi dalam bentuk yang telah selesai. Proses pembuatan prototype disebut prototyping. Dasar pemikiran membuat prototype secepat mungkin, bahkan dalam waktu semalam, lalu memperoleh umpan balik dari pengguna yang akan memungkinkan prototype tersebut diperbaiki kembali secara cepat.

1.      Jenis jenis prototype.

Terdapat 2 jenis prototype: evolutionary dan requirements.

a)      Pengembangan evolutionary prototype.

Evolusionary prototype, prototype yang terus menerus disempurnakan sampai memiliki seluruh fungsionalitas yang dibutuhkan pengguna dari sistem yang baru yang akan menjadi sistem aktual.

·         Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

·         Membuat satu prototype

·         Menentukan apakah prototype dapat diterima

·         Menggunakan prototype

b)      Pengembangan Requirements Prototype

Requirements prototype dikembangkan sebagai satu cara untuk mendefinisikan persyaratan – persyaratan fungsional dari suatu sistem baru ketika pengguna tidak mampu mengungkapkan dengan jelas apa yang mereka inginkan.

·         Mengidentifikasi kebutuhan pengguna

·         Membuat satu prototype

·         Menentukan apakah prototype dapat diterima

·         Membuat kode sistem baru

·         Menguji sistem baru

·         Menentukan apakah sistem yang baru dapat diterima

·         Membuat sistem baru menjadi sistem produksi

2.      Daya tarik prototyping

Pengguna maupun pengembang menyukai prototyping karena alasan – alasan dibawah ini:

a)      Membaiknya komunikasi antara pengembang dan pengguna.

b)      Pengembang dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik dalam menentukan kebutuhan pengguna.

c)      Pengguna memainkan peranan yang lebih aktif dalam pengembangan sistem.

d)     Pengembang dan pengguna menghabiskan waktu dan usaha lebih sedikit dalam mengembangkan sistem.

e)      Implementasi menjadi jauh lebih mudah karena pengguna tahu apa yang diharapkannya.

3.      Potensi kesulitan dari prototyping

a)      Terburu – buru dalam menyerahkan prototype dapat menyebabkan diambilnya ”jalan pintas” dalam definisi masalah, evaluasi alternatif, dan dokumentasi.

b)      Pengguna dapat terlalu gembira dengan prototype yang diberikan, yang mengarah pada ekspetasi yang tidak realistis sehubungan dengan sistem produksi nantinya.

c)      Evolutionary Prototype bisa jadi tidak terlalu efisien.

d)     Antarmuka komputer dan manusia yang diberikan oleh beberapa alat prototyping tertentu kemungkinan tidak mencerminkan terknik desain yang baik.

4.4          Pengembangan Aplikasi Cepat (RAD: Rapid Application Development).

Satu metodologi yang memiliki tujuan yang sama dengan prototyping, yaitu memberikan respons yang tepat atas kebutuhan pengguna, namun dengan lingkup yang lebih luas adalah RAD. Istilah RAD, dari aplikasi pengembangan cepat diperkenalkan oleh konsultan computer dan penulis James Martin, dan istilah ini mengacu pada suatu pengembangan siklus hidup yang dimaksudkan untuk memproduksi system dengan cepat tanpa mengorbankan mutunya.

RAD adalah kumpulan strategi, metodologi dan alat terintegrasi yang terdapat di dalam suatu kerangka kerja yang disebut rekayasa informasi. Rekayasa informasi (information engineering -IE) adalah nama yang diberikan Martin kepada seluruh pendekatan pengembangan sistemnya, yang ia perlakukan sebagai suatu aktivitas perusahaan secara menyeluruh.

Waktu

KomunitasPengguna

DepartemenSistemInformasi

Kontruksi

DesainPengguna

SerahTerima

PerencanaanPersyaratan

       

	PengembanganAplikasiCepatMerupakanBagian Integral Dari RekayasaInformasi

 

Pada gambar di atas mengilustrasikan siklus hidup RAD menurut Martin, yang menunjukkan banyaknya upaya yang dikeluarkan oleh baik pengguna maupun spesialis informasi. Siklus hidup diatas di mana pengguna memainkan peran penting kecuali dalam tahap kontruksi. Logika yang mendasari Martin adalah bahwa semakin banyak keterlibatan pengguna, khususnya selama tahap – tahap awal, maka hal tersebut akan memungkinkan sistem dikembangkan dengan lebih cepat. Hal sebaliknya dalam siklus hidup tradisional, perwakilan – perwakilan dari departemen system informasi melakukan mayoritas pekerjaan, dengan pengguna hanya mendapatkan momentum selama serah terima. Serah terima terjadi lebih cepat dalam RAD dibandingkan dengan dalam siklus hidup tradisional.

4.5          Menempatkan SDLC Tradisional, Prototyping, RAD, dan BPR dalam Perspektif.

SDLC tradisional, prototyping, RAD, dan BPR semuanya adalah metodolgi. Semuanya adalah cara – cara yang direkomendasikan dalam mengembangkan system informasi. SDLC tradisional adalah suatu penerapan pendekatan system terhadap masalah pengembangan system, dan memiliki unsur – unsur pendekatan sitem dasar, diawali dari identifikasi masalah dan diakhiri dengan penggunaan system.

Prototyping merupakan bentuk singkatan dari pendekatan system yang berfokus pada definisi dan pemenuhan kebutuhan pengguna. Prototyping dapat berada di dalam SDLC. Bahkan pada kenyataannya, banyak upaya prototyping mungkin dibutuhkan selama pengembangan sebuah system.

RAD merupakan suatu pendekatan alternative terhadap fase – fase desain dan implementasi SDLC. Kontribusi utama yang diberikan oleh RAD adalah kecepatan untuk dapat mengguakan system, yang tercapai terutama melalui pengguna alat –alat berbasis computer dan tim – tim proyek khusus.

Hukum Moore, teknologi informasi dapat usang dengan sangat cepat. Istilah BPR digunakan untuk pendekatan yang memanfaatkan penggunaan teknologi ini sepenuhnya. Prototyping, RAD, dan pengembangan berfase dapat digunakan di dalam suatu proyek BPR untuk memenuhi kebutuhan pengguna dengan cara terbuka.

4.6          Pembuatan Keputusan.

1.      Pemecahan Masalah dan Pembuatan Keputusan

Pemecahan masalah (problem solving) terdiri atas respons terhadap hal yang berjalan dengan baik, serta terhadap hal yang berjalan dengan buruk dengan cara mendefinisikan masalah (problem) sebagai kondisi atau peristiwa yang berbahaya atau dapat membahayakan perusahaan, atau yang bermanfaat atau dapat memberi manfaat. Dalam proses penyelesaian masalah manajer terlibat dalam pembuatan keputusan (decision making), yaitu tindakan memilih di antara berbagai alternative solusi pemecahan masalah. Keputusan (decision) didefinisikan sebagai tindakan pilihan dan sering kali perlu untuk mengambil banyak keputusan dalam proses pemecahan satu masalah saja.

2.      Fase Pemecahan Masalah

Menurut Herbert A.Simon, orang yang memecahkan masalah terlibat dalam:

a)      Aktivitas intelijen.

Mencari di sekitar lingkungan kondisi yang harus dipecahkan.

b)      Aktivitas perancangan.

Menemukan, mengembangkan, dan menganalisis tindakan – tindakan yang mungkin dilakukan.

c)      Aktivitas pemilihan.

Memilih tindakan tertentu dari beberapa yang tersedia.

d)     Aktivitas pengkajian.

Memeriksa pilihan – pilihan yang lalu.

Dalam melaksanakan aktivitas – aktivitas ini, orang yang memecahkan masalah harus memiliki informasi.

3.      Kerangka Pikiran Pemecahan Masalah

Dua kerangka berpikir yang berguna dalam pemecahan masalah, yaitu model system umum perusahaan dan model delapan elemen lingkungan. Model system umum ditampilkan sebagai kerangka berpikir perusahaan sebagai suatu system, yang mengidentifikasi elemen – elemen penting yang harus ada serta aliran data, informasi, dan keputusan yang menghubungkan elemen – elemen tersebut. Model lingkungan penggunaannya direkomendasikan untuk memahami lingkungan perusahaan dan interaksi antara perusahaan dan masing – masing elemen dalam bentuk aliran sumber daya.

4.      Pendekatan Sistem

Pendekatan system, yaitu sederetan langkah yang dikelompokkan kedalam tiga tahap: upaya persiapan, upaya pendefinisian, dan upaya pemecahan. Pendekatan model sistem umum disarankan untuk digunakan dalam memandang perusahaan sebagai suatu system dan model lingkungan digunakan untuk mengenali system lingkungan.

5.      Pentingnya Cara Pandang Sistem

Dalam menggunakan model system umum dan model lingkungan sebagai dasar pemecahan masalah, kita mengambil cara pandang system (systems view), yang memandang operasional usaha sebagai system yang menjadi bagian dari lingkungan yang lebih luas. Ini merupakan cara pemikiran yang abstrak, namun memiliki nilai yang potensial untuk manajer. Cara pandang secara system akan:

a)      Mencegah manajer agar tidak bingung karena kompleksitas struktur organisasi dan detail pekerjaan.

b)      Menekankan pentingnya memiliki tujuan yang baik

c)      Menekankan pentingnya semua bagian organisasi untuk bekerjasama.

d)     Mengangkat hubungan antara organisasi dengan lingkungannya.

e)      Menempatkan nilai tinggi pada informasi yang didapat dari input yang hanya dapat dicapai melalui system perputaran tertutup.

4.7       Membangun Konsep

1.      Elemen Proses Pemecahan Masalah

Beberapa elemen harus tersedia jika seorang manajer sedang terlibat dalam pemecahan masalah. Elemen-elemen ini ditunjukkan dalam gambar berikut ini

Kebanyakan masalah yang dipecahkan manajer dapat dianggap sebagai permasalahan sistem. Solusi masalah sistem adalah solusi yang membuat sistem tersebut memenuhi tujuannya dengan paling baik.

Perbedaan antara keadaan saat ini dengan keadaan yang diinginkan disebut dengan kriteria solusi (solution criterion), atau apa yang harus terjadi agar situasi saat ini berubah menjadi situasi yang diinginkan.

Tanggung jawab manajer adalah mengidentifikasi solusi alternatif, yang selalu ada, karena komputer tidak terlalu banyak membantu.

Setelah berbagai alternatif diidentifikasi, sistem informasi dapat digunakan untuk mengevaluasinya. Evaluasi ini harus dipertimbangkan batasan (constrain) yang ada. Batasan Internal (iternal constraint) biasanya berbentuk sumber daya yang terbatas yang ada di dalam perusahaan. Batasan lingkungan (environmental constraint) berbentuk tekanan dari berbagai elemen lingkungan yang membatasi aliran sumber daya dari dan keluar perusahaan.

Jika semua elemen ini dapat dikumpulkan dan manajer dapat memahaminya, solusi masalah dapat ditemukan.

2.      Memilih Solusi yang Terbaik

Ada 3 pendekatan untuk pemilihan solusi yang terbaik untuk memecahkan masalah-masalah penting, yaitu :

a)      Analisis

b)      Penilaian

c)      Penawaran

3.      Permasalahan versus Gejala

Penting bagi kita untuk memahami perbedaan antara masalah dan gejala dari suatu masalah. Jika tidak demikian, kita dapat menghabiskan banyak waktu dan uang untuk menyelesaikan permasalahan yang salah atau sesuatu yang sesungguhnya bukanlah suatu masalah.

4.      Struktur Permasalahan

Seorang manajer dapat memahami beberapa masalah lebih baik dibandingkan yang lain. Masalah mengenai berapa banyak persediaan yang harus dipesan merupakan sebuah contoh permasalahan yang dapat dipahami dengan baik oleh seorang manajer. Bahkan, model matematika yang disebut formula EOQ (economic order quantity) dapat memberitahu bagaimana masalah tersebut harus diselesaikan. Masalah seperti ini disebut masalah terstruktur (structure problem) karena terdiri atas unsur dan hubungan antara berbagai elemen yang semuanya dipahami oleh orang yang memecahkan masalah.

5.      Jenis Keputusan

Menurut Herbert A. Simon, keputusan terletak pada suatu kontinum, dengan keputusan yang terprogram di sisi yang lain.

Keputusan Terprogram (programmed decision) bersifat “repetitif dan rutin, dalam hal prosedur tertentu digunakan untuk menanganinya sehingga keputusan tersebut tidak perlu dianggap de novo (baru) setiap kali terjadi.

Keputusan Tidak Terprogram (nonprogrammed decision) bersifat “baru, tidak terstruktur, dan penuh konsekuensi”

4.8          Model Pendukung Pengambilan Keputusan ( DSS : DECISION SUPPORT SYSTEM )

Istilah Sistem Pendukung Pengambilan Keputusan (Decision Support System-DSS) digunakan untuk mendeskripsikan sistem yang didesain untuk membantu manajer memecahkan masalah tertentu. Penekanannya terletak pada kata membantu. DSS tidak pernah ditujukan untuk menyelesaikan masalah tanpa bantuan dari manajer.

Berikut merupakan gambaran contoh masalah yang umum ditemui dalam tingkatan manajemen dan struktur masalah yang bersangkutan

DSS merupakan bagian dari Sistem Informasi berbasis komputer. Sistem informasi sangat penting untuk mendukung proses pengambilan keputusan. Dimana Sistem Informasi mempunyai tujuan untuk mendukung sebuah aplikasi DSS yang telah dikembangkan pada tahun 1970.

DSS bukan untuk menggantikan tugas-tugas manajer, tetapi untuk menjadi sarana penunjang (tools) bagi mereka. Saat ini komputer PC telah menawarkan kemampuannya untuk menyelesaikan persoalan yang sama dalam waktu relatif singkat. DSS merupakan progresi alamiah dari sistm pelaporan informasi dan sistem pemrosesan transaksi. DSS bersifat interaktif, sistem informasi yang berbasis komputer yang menggunakan modl keputusan dan secara khusus menggunakan database untuk membantu proses pengambilan keputusan bagi manajer dan pengguna akhir informasi yang dihasilkan dalam bentuk laporan periodik dan khusus dan output dari model matematika dan sistem pakar.

DSS memiliki 5 karakteristik utama (Sprague et.al., 1993):

1)      Sistem yang berbasis komputer.

2)      Dipergunakan untuk membantu para pengambil keputusan.

3)      Untuk memecahkan masalah-masalah rumit yang “mustahil” dilakukan dengan kalkulasi manual.

4)      Melalui cara simulasi yang interaktif.

5)      Data dan model analisis sebagai komponen utama.

Prinsip dasar DSS :

1)      Struktur Masalah

Sulit untuk menemukan masalah yang sepenuhnya terstruktur atau tak terstruktur – area kelabu Simon. Ini berarti DSS diarahkan pada area tempat sebagian besar masalah berada.

2)      Dukungan Keputusan

DSS tidak dimaksudkan untuk menggantikan manajer. Komputer dapat diterapkan pada bagian masalah yang terstruktur, tetapi manajer bertanggungjawab atas bagian yang tak terstruktur.

3)      Efektifitas Keputusan

Waktu manajer berharga dan tidak boleh terbuang, tetapi manfaat utama menggunakan DSS adalah keputusan terbaik.

4.9          Kecerdasan Buatan dan Sistem Pakar.

Dalam bentuk aslinya, DSS menekankan penggunaan pemodelan matematika dan pengajuan permintaan ke basis data. Kecerdasan Buatan (artifical intelligence-AI) adalah aktivitas penyediaan mesin seperti komputer dengan kemampuan untuk menampilkan perilaku yang akan dianggap sama cerdasnya dengan jika kemampuan tersebut ditampilkan oleh manusia. AI merupakan aplikasi komputer paling canggih karena aplikasi ini berusaha mencontoh cara pemikiran manusia.

AI diterapkan di dunia bisnis dalam bentuk sistem pakar, jaringan saraf tiruan, algoritme genetik, dan agn cerdas.

Sistem Pakar (Expert System) adalah program komputer yang berusaha untuk mewakili pengetahuan keahlian manusia dalam bentuk heuristik. Istilah heuristik berasal dari kata Yunani eure, yang berarti “menemukan.” Heuristik (heuristic) adalah aturan yang menjadi patokan atau aturan untuk menebak dengan baik. Karena sistem pakar berfungsi sebagai konsultan, tindakan menggunakan aplikasi ini disebut konsultasi (consultation), karena pengguna berkonsultasi kepada sistem pakar untuk mendapatkan saran.

Sistem pakar dirancang oleh spesialis informasi (yang sering kali disebut insinyur pengetahuan (knowledge engineer) yang memiliki keahlian khusus  dalam bidang kecerdasan buatan.