Mengembangkan Sistem Bisnis
Ada beberapa cara yang dapat membantu kita dalam mengembangkan solusi
maupun strategi , yaitu dengan proses penyelesaian masalah yang disebut dengan
pendekatan sistem (the system approach).
Pendekatan system ini diterapkan untuk pengembangan solusi system terhadap
masalah bisnis, maka hal tersebut
disebut dengan pengembangan sistem
informasi (information system development)
atau pengembangan aplikasi (application development).
Pengembangan aplikasi dapat digunakan untuk mengembangkan aplikasi dan sistem e-business yang dapat
memenuhi kebutuhan bisnis perusahaan, karyawan, dan pihak-pihak lain yang
berkepentingan terhadap perusahaan (stakeholder).
7.1 Dasar Perencanaan
Perencanan adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya
apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Berbagai
pertanggung jawaban dalam perencanaan tergantung pada besarnya tujuan
organisasi serta fungsi kegiatan khusus manajer. Kebutuhan akan perencanaan ada
di semua tingkatan dan pada kenyataannya meningkat dimana tingkat tersebut
mempunyai dampak potensial terbesar sukses organisasi atau tingkatan manajemen
atas.
Perencanaan harus mempertimbangkan kebutuhan fleksibel, agar mampu
menyesuaikan diri dengan situasi kondisi baru secepat mungkin. Salah satu aspek
penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan
kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.
Dasar perencanaan adalah
bagian dari daur kegiatan manajemen yang terutama berhubungan dengan
pengambilan keputusan (decision making)untuk masa depan, baik jangka
panjang maupun jangka pendek, sehubungan dengan pokok pertanyaan: apa, siapa,
bagaimana, kapan, di mana, dan berapa, baik sehubungan dengan lembaga yang
dimanajemeni maupun usaha-usahanya.
Proses perencanaan dapat dilaksanakan menyeluruh, misalnya dalam
perencanaan korporat, perencanaan strategis, atau perencanaan jangka panjang.
Bisa juga dilakukan per divisi atau unit bisnis stategis menjadi rencana divisi
atau anak perusahaan tertentu di dalam suatu korporasi yang lebih besar. Bisa
juga dilakukan per fungsi baik di dalam korporasi, di dalam divisi maupun unit
bisnis individual, misalnya rencana fungsi pemasaran, rencana fungsi keuangan,
rencana fungsi produksi dan distribusi, dan rencana fungsi personalia.
Bagaimana pun lingkup perencanaan yang dilakukan, pokok pertanyaan yang
dipikirkan sama saja: apa, siapa, bagaimana, kapan, di mana, dan berapa.
Perbedaannya menyangkut metode yang digunakan untuk menjawab
pertanyaan-pertanyaan itu.
Unsur-unsur dari proses perencanaan, yaitu:
1.
Audit situasi
2.
Riset masa depan
3.
Asumsi-asumsi
4.
Visi
5.
Tujuan, sasaran, target
6.
Kebijakan
7.
Rencana strategi
8.
Keunggulan strategi
Ada 4 tahap perencanaan , yaitu :
1.
Menetapkan
tujuan atau serangkaian tujuan.
2.
Merumuskan
keadaan saat ini.
3.
Mengidentifikasi
segala kemudahan dan hambatan.
4.
Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatn untuk
mencapai kegiatan.
7.2 Tantangan Implementasi
Tantangan
dalam implementasi pengembangan system informasi adalah orang-orang yang
terlibat dalam pengembangan system informasi yaitu departemen operasional sebagai
end-user dan IT sebagai pengembang dan tentu saja sebagai support dan manajemen
sebagai leader yang membuat definisi goal yang akan dicapai. Jika system yang
akan di-implementasikan adalah system informasi yang terintegrasi maka tantangannya
akan sangat besar karena meliputi keseluruhan organisasi yang bisa saja melibatkan
pihak eksternal.
Masalah yang dihadapi dalam implementasi tersebut biasanya
adalah sebagai berikut :
1.
Pengguna
tidak mengetahui kemampuan teknologi.
Teknologi yang dapat digunakan untuk
membantu proses bisnis yang dikerjakannya setiap hari, dan pada tahap analisa
developer juga tidak mengetahui benar-benar proses bisnis yang berlangsung atau
juga karena standard dari developer yang kurang dalam membuat program sehingga
program yang dihasilkan adalah program yang baik dari kacamata developer bukan dari
kedua belah pihak.
Karena ketidaktahuan pengguna maka masalah ini
bisa diabaikan dimana pengguna juga tidak keberatan dengan program yang
diberikan untuk digunakan.
2.
Keduabelah
pihak tidak memahami asumsi dan ketergantungan yang ada.
Dalam system dan bisnis proses,
sehingga pada tahap implementasi jika ada bagian dari proses bisnis yang belum
di cover oleh system dan kemudian dibuatkan fungsi baru yang ternyata menimbulkan
masalah, dan penyelesaian masalah menimbulkan masalah baru seperti melakukan tambal
sulam yang berakibat pada benang kusut akan membuat suatu aplikasi yang tidak dapat
di andalkan. Dan aplikasihanya dibuat sebagai program untuk melakukan entry
data.
3.
Dalam
implementasi system terintegrasi, pengguna tidak dapat menjadikan implementasi sebagai
prioritas pertama.
Dimana pengguna yang sudah disibukkan
dengan kegiatan operasional akan berpura-pura menyetujui, menjalankan dan mengikutinya
tetapi pada kenyataannya semuanya tidak berjalan sesuai dengan harapan.
Alasan mengapa sistem informasi menjadi tantangan manajemen
adalah karena keamanan sistem informasi memerlukan sumber organisasi dan manajemen
seperti bermacam teknologi. Menyusun kerangka yang baik untuk keamanan dan kontrol
meminta keahlian dalam mengimbangi risiko, reward, dan kapabilitas operasional perusahaan.
Ada banyak teknologi alternatif untuk membantu perusahaan
mencapai keamanan dan kontrol, namun dalam disiplin organisasi diminta untuk menggunakan
teknologi-teknologi yang tersedia secara efektif. Yaitu, mendesain sistem baik diluar
kontrol maupun di bawah kontrol, artinya kontrol yang efektif tapi tidak mengecilkan
otoritas individu dari menggunakan suatu
sistem masih sulit untuk dirancang.
Bentuk – bentuk tantangan manajemen adalah sebagai berikut
:
1.
Tantangan
investasi sistem informasi
Pentingnya sistem informasi sebagai
investasi yang memproduksi nilai bagi perusahaan. Ditunjukkan pula bahwa tidak semua
perusahaan menyadari nilai yang kembali (good return) dari investasi sistem informasi
tersebut. Ternyata salah satu tantangan yang paling besar yang dihadapi manajer
masa kini adalah jaminan bahwa perusahaan mereka benar – benar mendapatkan good
return dari biaya yang mereka keluarkan untuk sistem informasi.
2.
Tantangan
stratejik bisnis
Selain
investasi TI yang berat, banyak organisasi tidak menyadari nilai bisnis yang
penting dari sistem mereka, karena mereka kurang atau gagal untuk menghargai aset
komplemen yang diperlukan agar dapat menggunakan aset teknologi mereka untuk bekerja.
Kekuatan
dari komputer hardware dan software tumbuh lebih cepat dari kemampuan organisasi
untuk mengaplikasikan dan menggunakan teknologi.
Untuk
mendapatkan keuntungan sepenuhnya dari TI, menyadari produktivitas yang asli,
dan agar berdaya saing serta efektif, maka organisasi perlu melakukan desain ulang.
Mereka harus membuat perubahan fundamental dan perilaku pengelolaan (manajer),
membangun model bisnis, menghilangkan peraturan kerja yang kadaluwarsa,
mengeliminasi proses bisnis dan struktur organisasi yang modelnya tidak efisien.
3.
Tantangan
globalisasi
Pertumbuhan
yang cepat dalam perdagangan internasional dan timbulnya ekonomi global
memerlukan sistem informasi yang mendukung produksi dan menjual produk di
berbagai negara yang berbeda.
Untuk
membangun sistem informasi yang multinasional dan terintegrasi, maka bisnis harus
membangun standar global hardware, software dan komunikasi, menciptakan akuntansi
dan struktur laporan yang antar budaya serta mendesain proses bisnis trans nasional.
4.
Tantangan
infrastruktur teknologi informasi
Banyak
perusahaan yang dibebani dengan program TI yang mahal, sistem informasi yang
kompleks dan rapuh, serta tindakan mereka yang merupakan hambatan bagi strategi
dan pelaksanaan bisnisnya.
Untuk
membangun infrastruktur TI baru merupakan tugas berat yang khusus, banyak perusahaan
yang berjuang mengintegrasikan pulau teknologi dan sistem informasi mereka.
5.
Tantangan
tanggung jawab dan pengawasan : etika dan pengawasan.
Meskipun
sistem informasi memberikan keuntungan dan efisiensi yang besar, mereka juga menciptakan
masalah dan tantangan sosial dan etis baru, seperti ancaman ke individual
privacy dan hak kepemilikan intelektual, masalah kesehatan yang berhubungan dengan
komputer, kejahatan komputer, dan eliminasi pekerjaan.
Tantangan
besar dari pengelolaan (manajer) adalah membuat keputusan terinformasi yang
sensitif sampai kekonsekuensi negatif.
Untuk solusi dari berbagai tantangan ini, salah satu
hal yang harus jelas yaitu, keamanan dan kendali harus menjadi suatu prioritas
yang lebih tegas dan investasi akan sistem informasi lebih ditekankan secara keseluruhan
pada proses perencanaan organisasi. Mengkoordinasi dan merencanakan keamanan perusahaan
secara keseluruhan dalam perencanaan bisnis menunjukkan bahwa keamanan itu sama
pentingnya bagi kesuksesan dari bisnis seperti semua fungsi bisnis yang lain.
Dukungan dan komitmen dari manajemen puncak diperlukan
untuk menunjukkan bahwa keamanan adalah prioritas dari perusahaan dan penting bagi
semua aspek dari bisnis tersebut.
7.3 Pengembangan
Sistem
Sistem Informasi adalah
kombinasi dari teknologi informasi dengan aktivitas orang/user, yang
menggunakan teknologi itu, untuk mendukung operasi dan manajemen. Jadi, bisa
dipastikan bahwa semua perusahaan membutuhkannya. Nah, ketika kita membicarakan
perusahaan, maka kita akan berbicara juga mengenai profit. Dan manakala kita
membicarakan profit, otomatis kita pasti akan juga membicarakan manajemen.
Karena dengan manajemen yang baik, pastinya akan menghasilkan profit yang baik
juga. Itulah peluang yang sangat besar jika kita mulai melihat Pengembangan
Sistem Informasi sebagai proyek bisnis kita kelak.
Pengembangan teknologi
informasi penting dalam menunjang sistem bisnis, oleh karena itu dalam
mengembangkan bisnis diperlukan juga adanya perkembangan sistem informasi. Dalam pengembangan sistem tentunya akan membahas sub babnya berupa
pendekatan sistem, siklus hidup pengembangan sistem, prototyping, dll.
Menggunakan pendekatan system
untuk mengembangkan solusi sistem
informasi dapat dipandang sebagai proses multilangkah yang disebut siklus
pengembangan sistem informasi (information system development cycle),
yang juga dikenal dengan siklus hidup pengembangan sistem (system development life
cycle-SDLC).
Siklus pengembangan ini mencakup langkah :
1.
Investigasi
2.
Analisis
3.
Desain
4.
Implementasi
5.
Pemeliharaan
Semua aktivitas yang terlibat sangat berhubungan satu sama lain dan slaing
terikat. Dalam praktiknya, beberapa aktivitas pengembangan bias muncul pada
saat bersamaan. Jadi bagian yang berbeda dari proyek pengembangan bias jadi
berada pada tingkat yang berbeda pada siklus pengembangan. Selain itu juga
dapat kembali kapan pun untuk mengulang aktivitas sebelumnya jika perlu
memodifikasi dan perbaiki system yang anda kembangkan.
7.4 Implementasi
Sistem Bisnis
Implementasi Sistem
Informasi Untuk Mendukung Kegiatan Perusahaan -Saat ini manusia dalam
kesehariannya sebagai pengguna informasi sangat bergantung pada berbagai sistem
informasi, mulai dari sistem informasi manual yang sederhana dengan menggunakan
saluran informal, hingga sistem informasi berbasis komputer yang rumit dan
menggunakan saluran telekomunikasi canggih. Di dalam suatu perusahaan, apapun
jenis dan bentuknya, sistem informasi bahkan telah memainkan peran penting
dalam mendukung kegiatan operasional, mendukung pengambilan keputusan hingga
mendukung perusahaan mencapai keunggulan kompetitif yang strategis.
Sistem informasi dapat
merupakan kombinasi teratur apapun dari orang-orang, hardware, software,
jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan, mengubah, dan
menyebarkan informasi dalam sebuah organisasi (O’Brien, 2005).
Menurut O’Brien (2005),
terdapat 3 peran utama sistem informasi dalam bisnis yaitu:
1.
Mendukung proses bisnis dan operasional
2.
Mendukung pengambilan keputusan
3.
Mendukung strategi untuk keunggulan kompetitif
Menurut O’Brien (2005), secara
konsep aplikasi sistem informasi yang diimplementasikan dalam dunia bisnis saat
ini dapat diklasifikasikan dalam beberapa cara. Contohnya, beberapa jenis
sistem informasi dapat diklasifikasikan sebagai sistem informasi operasi atau
manajemen. O’Brien (2005) mengklasifikasikan sistem informasi ke dalam dua
kelompok besar, yaitu :
1.
Sistem Pendukung Operasi (Operations Support System)
Sistem pendukung operasi ini dibagi menjadi empat
bagian, yaitu:
a.
Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing
System.
b.
Sistem Pemrosesan Transaksi (Transaction Processing
Systems)
c.
Sistem Pengendalian Proses (Process Control Systems)
d.
Sistem Kerjasama Perusahaan (Enterprise Collaboration
Systems)
2.
Sistem Pendukung Manajemen (Management Support System)
Sistem Pendukung Manajemen dibagi 4 bagian, yaitu:
a.
Sistem Informasi Manajemen (Management Information
Systems)
b.
Sistem Pendukung Keputusan (Decision Support Systems)
c.
Sistem Informasi Eksekutif (Executive Information
Systems)
d.
Sistem Pengolahan Khusus atau Specialized Processing
Systems
Menurut O’Brien (2005),
selain jenis sistem informasi di atas, terdapat beberapa jenis sistem informasi
lainnya, yaitu sebagai berikut:
1.
Sistem Pakar
2.
Sistem Manajemen Pengetahuan
3.
Sistem Informasi Strategis
4.
Sistem Bisnis Fungsional
Implementasi adalah langkah yang vital dalam pengembangan teknologi
informasi untuk mendukung karyawan, pegawai, pelanggan, dan pihak-pihak yang
berkepentingan lainnya. Ada beberapa tantangan implementasi dan strategi yang
terlibat dalam pengelolaan dan perbaruan sistem bisnis.
Aktivitas Implementasi dapat dibagi menjadi 5, yaitu :
1.
Pembelian
hardware,software,dan layanan
2.
Pengembangan
atau modifikasi software
3.
Konversi
data
4.
Pelatihan
pemakai akhir
5.
Konversi :
a.
Paralel
b.
Percontohan
c.
Bertahap
d.
Langsung
Proses implementasi biasanya memerlukan usaha manajemen proyek (project management) dari para manajer
unit bisnis. Mereka harus mendukung rencana proyek yang mencakup tanggung jawab
kerja, jadwal, tahap-tahap utama dari pengembangan dan anggaran keuangan.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar