Sistem Informasi Eksekutif

10.1      10.1    Apa yang Dilakukan Eksekutif

Istilah eksekutif diterapkan agak bebas. Tidak ada garis batas yang jelas yang memisahkan eksekutif dari manajer lain. Istilah ini digunakan untuk mengidentifikasi manajer pada tingkat atas dari hirerarki organisasi yang berpengaruh kuat pada perusahaan. Pengaruh ini diperoleh dengan terlibat dalam perencanaan strategis dan menetapkan kebijakan perusahaan.

Selain itu kita dapat memperoleh pandangan tambahan mengenai apa saja yang dilakukan eksekutif dengan memeriksa kontribusi yang dibuat oleh tiga ahli teori manajemen : Henri Fayol , Henry Mintzberg , John Kotter.

a)      Fungsi – fungsi Manajemen Fayol.

Henri Fayol percaya bahwa semua manajer melakukan fungsi – fungsi manajemen yang sama: merencanakan , mengorganisasikan , menyusun staf , mengarahkan dan mengendalikan.  Yang diyakini secara luas adalah bahwa perencanaan sangat ditekankan pada tingkat eksekutif , sementara fungsi – fungsi lain lebih penting bagi kinerja di tingkat – tingkat yang lebih rendah.

b)      Peran – Peran Manajerial Mintzberg

Henry meyakini bahwa semua manajer melakukan semua peran , tetapi orientasinya berbeda untuk tiap tingkatan. Salah satu peran keputusan adalah perunding (negotiator). Mintzberg menemukan dalam penelitiannya mengenai CEO bahwa mereka tidak menghabiskan jumlah waktu yang sama dalam melaksanakan peran – peran keputusan. Mereka berkonsentrasi membuat perbaikan – perbaikan jangka panjang dan entrepreneurial bagi perusahaan dan menanggapi gangguan yang tidak diperkirakan, sementara menyerahkan pengalokasian sumber daya dan negosiasi kepada manajer tingkat bawah.

c)      Agenda dan Jaringan Kantor

Profesor John P. Kotter dari Harvard meyakini bahwa para eksekutif mengatasi tantangan pekerjaan mereka dengan mengikuti strategi tiga tahap:

1.      Pertama , mereka menetapkan agenda tujuan yang harus dicapai perusahaan. Agenda jangka panjang cenderung berupa perkiraan, seperti gagasan umum mengenai jenis produk yang harus dijual perusahaan dalam limaatau sepuluh tahun dari sekarang. Agenda jangka pendek lebih spesifik, seperti pangsa pasar yang harus dicapai oleh tiap produk perusahaan saat ini.

2.      Kedua, eksekutif membangun jaringan. Ini bukanlah jaringan komputer tetapi hubungan kerjasama diantara orang - orang yang harus menyelesaikan agenda tersebut.

3.      Ketiga , eksekutif bekerja untuk menetapkan lingkungan norma dan nilai yang tepat sehinggapara anggota jaringan dapat bekerja mencapai agenda itu.

10.2          Bagaimana Eksekutif Berpikir ?

Profesor Daniel J. Isenberg dari Harvard meneliti proses berpikir lebih dari selusin eksekutif selama dua tahun untuk mendapatkan pandangan mengenai apa yang dipikirkan eksekutif dan bagaimana mereka menerapkan pikiran mereka.

1.      Apa yang dipikirkan Eksekutif.

Eksekutif berpikir mengenai dua kelompok umum masalah bagaimana membuat sesuatu dilaksanakan dan bagaimana menangani sejumlah kecil masalah utama atau sasaran umum. Dalam hal memikirkan mengenai cara membuat sesuatu dilaksanakan, eksekutif lebih memerhatikan hal – hal organisasional dan pribadi dalam mendapatkan bawahan untuk memecahkan suatu masalah daripada apa pemecahan spesifik itu nantinya.

2.      Proses Berpikir saat memecahkan Masalah

Seorang eksekutif sering melompat dari definisi masalah ke penerapan solusi dan kemudian kembali ke evaluasi alternatif. Eksekutif memang membuat keputusan rasional,  tetapi keputusan tersebut mungkin tidak selalu merupakan hasil dari mengikuti serangkaian langkah – langkah yang terdefinisikan secara baik dalam urutan yang sama.

Isenberg yakin bahwa eksekutif menggunakan intuisi pada tiap langkah dari proses pemecahan masalah. Intuisi mungkin memainkan peranan yang lebih penting pada tingkat eksekutif daripada di tingkat lain karena sifat masalah yang tidak terstruktur dan juga luasnya pengalaman eksekutif yang dapat diterapkan.

10.3          Kebutuhan Informasi Eksekutif yang Unik

Sama seperti eksekutif memiliki tanggung jawab yang unik dan terlibat dalam proses berpikir yang unik, mereka juga memiliki kebutuhan informasi yang unik. Terdapat sejumlah penelitian mengenai penggunaan informasi oleh eksekutif , kita akan membahas tiga. Dua yang pertama berkaitan dengan system informasi keseluruhan milik eksekutif. Yang ketiga berfokus pada penggunaan computer.

1.      Penelitian Mintzberg.

Mintzberg adalah orang pertama yang melakukan penelitian formal mengenai kebutuhan informasi eksekutif. Ia mengidentifikasikan lima kegiatan dasar membentuk waktu CEO : tugas administrasi, panggilan telepon, pertemuan tak terjadwal, dan kunjungan. Mintzberg tidak secara khusus memasukan output komputer dalam penelitiannya, menggabungkan semua media tertulis dalam kategori dokumen. Ia menekankan peran system informal yang menkomunikasikan informasi lisan , dan menyimpulkan, “Tampaknya lebih penting bagi manajer untuk mendapatkan informasinya secara tepat dan efisien daripada mendapatkannya secara formal.”

2.      Penelitian Jones dan MCLeod

Pengarang buku ini bekerja sama dengan Prof. Jack W. Jones dari Texas Christian University, melihat kebutuhan untuk mempelajari lebih lanjut mengenai sumber – sumber dan media informasi eksekutif daripada yang telah dilaporkan oleh mintzberg. Kami melakukan penelitian mengenai arus informasi masuk dari lima eksekutif.

10.4     Saran – Saran untuk Memperbaiki Sistem Informasi Eksekutif

Orang pasti merasakan bahwa komputer merupakan sumber daya informasi bagi eksekutif yang belum tergarap. Eksekutif harus mengambil langkah – langkah untuk meningkatkan peran komputer dalam sistem informasi mereka. Tetapi dalam melakukan hal itu, eksekutif harus juga berusaha meningkatkan komponen – komponen nonkomputer. Suatu program lima langkah untuk mencapai tujuan. Diiktisarkan dibawah ini :

1.      Mencatat Transaksi – Transaksi Informasi yang masuk.

Data dapat dimasukkan ke dalam database, dan dapat disiapkan laporan yang memungkinkan eksekutif untuk menjawab penelitian  Jones dan MCLeod yang berhubungan dengan system mereka.

2.      Merangsang Sumber – Sumber Bernilai Tinggi.

Dengan teridentifikasinya sumber- sumber bernilai tinggi , eksekutif kemudian dapat bertindak untuk memudahkan komunikasi sumber – sumber tersebut.

3.      Memanfaatkan Peluang.

Jika sepotong informasi yang baik datang , eksekutif harus meraihnya.

4.      Menyesuaikan Sistem pada perorangan.

Seperti yang ditunjukkan pada penelitian Jones dan MCLeod, tiap eksekutif memiliki gaya pengupulan informasi yang unik. Apa yang baik bagi seorang eksekutif mungkin tidak berhasil bagi yang lain.

5.      Memanfaatkan Tekhnologi.

Eksekutif umumnya berpikiran terbuka berkenaan system mereka akan mempertimbangkan cara apa pun untuk memperbaikinya

10.5          Sistem InformasiEksekutifBerbasisKomputer

System informasi eksekutif (executive information system) atau EIS, merupakan suatu sistem yang menyediakan informasi bagi eksekutif mengenai kinerja keseluruhan perusahaan. Informasi dapat diambil dengan mudah dan dalam berbagai tingkat rincian. Istilah system pendukung eksekutif (executive support system), atau ESS, juga digunakan. Kita akan menggunakan istilah EIS dan menganggap bahwa system itu meliputi komputer.

1.      Model EIS

Konfigurasi EIS berbasis komputer biasanya meliputi satu computer personal. Dalam perusahaan besar PC tersebut dengan mainframe. Komputer personal eksekutif itu berfungsi sebagai executive workstation. Konfigurasi perangkat kerasnya mencakup penyimpanan sekunder, kebanyakan dalam bentuk hard disk, yang menyimpan database eksekutif. Database eksekutif berisi data dan informasi yang telah diproses sebelumnya oleh komputer sentral perusahaan. Eksekutif memilih dari menu untuk menghasilkan tampilan layar yang telah disusun sebelumnya (preformatted), atau untuk melakukan sejumlah kecil pemrosesan. System itu juga memungkinkan pemakai menggunakan system pos elektronik perusahaan dan mengakses data dan informasi lingkungan. Dalam beberapa kasus, personil pendukung EIS memasukkan berita terbaru dan penjelasan informasi.

2.      Penyatuan Konsep – Konsep Manajemen

Dapat dilihat dengan mudah bagaimana para eksekutif membangun EIS mereka diatas konsep – konsep dasar manajemen. Tiga konsep yang akan kita bahas adalah faktor – faktor penentu keberhasilan (critical success factors), management by exeption dan model mental.

a)      Faktor – faktor penentu keberhasilan

EIS memungkinkan eksekutif memantau seberapa baik perusahaan berjalan dalam hal tujuannya dan faktor – faktor penentu keberhasilannya. Pada tahun 1961 D. Ronald Daniel dari McKinsey & Company, salah satu perusahaan konsultan terbesar di Amerika Serikat, menciptakan konsep faktor – faktor penentu keberhasilan (critical success factor). Ia merasa bahwa sejumlah kegiatan kunci atau CSF menentukan keberhasilan atau kegagalan segala jenis organisasi, dan CSF bervariasi dari satu perusahaan keperusahaan lainnya. Misalnya, di industri kendaraan bermotor, CSF yang diyakini adalah model, jaringan dealer yang efesien, dan pengendalian biaya manufaktur yang ketat. CSF di industri asuransi jiwa adalah pengembangan personil manajemen agen, pengendalian personil administratif, dan inovasi dalam menciptakan produk – produk asuransi. Eksekutif yang menerima konsep faktor – faktor penentu keberhasilan menggunakan EIS mereka untuk memantau tiap CSF.

b)      Management by Exception

Tampilan layar yang digunakan oleh eksekutif sering menyertakan management by exception dengan membandingkan kinerja yang dianggarkan dengan kinerja aktual. Perangkat lunak EIS dapat mengidentifikasi perkecualian – perkecualian secara otomatis dan membuatnya diperhatikan oleh eksekutif.

c)      Model Mental

Peran utama EIS adalah membuat sintesis, atau menyarikan data dan informasi bervolume besar untuk meningkatkan kegunaannya. Pengambilan ini disebut pemampatan informasi (information compression), dan menghasilkan suatu gambaran atau model mental dari operasi perusahaan.

P.N Johnson-Laird menciptakan istilah model mental. Dalam bukunya tahun 1973 ia menjelaskan bahwa model tersebut “memungkinkan perorangan untuk membuat penilaian dan perkiraan, untuk memahami fenomena, untuk memutuskan tindakan yang perlu diambil dan untuk mengendalikan pelaksanaannya, dan diatas semuanya untuk mengalami kejadian melalui pengganti (proxy).

CBIS adalah suatu model mental, demikian pula tiap subsistemnya. EIS merupakan model mental yang paling menarik dan berharga bagi eksekutif.

10.7          KeputusanPenerapan EIS

Saat suatu perusahaan mempertimbangkan apakah mereka akan menerakan EIS berbasis komputer, tiga keputusan penerapan kunci harus dibuat. Pertanyaan pertama adalah; “perlukah kita mengembangkan EIS?” jika jawabannya tidak, eksekutif terus mengandalkan system yang ada sekarang.    Jika jawabannya ya, pertanyaan selanjutnya adalah “apakah tersedia perangkat lunak produktivitas perorangan siap pakai (prewritten personal productivity software) yang memenuhi kebutuhan eksekutif?”. Jika ada perangkat lunak itu dibeli.

            Jika tidak, pertanyaan selanjutnya adalah, “perlukah kita membeli perangkat lunak EIS siap pakai?”. Jika ya, staf jasa informasi perusahaan menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software).

Perangkat Lunak Produktivitas Perorangan Siap Pakai

Adalah perangkat lunak umum yang dapat digunakan oleh setiap orang untuk mengembangkan aplikasi mereka sendiri. Contohnya adalah DBMS paket spread sheet elektronik, paket grafik, dan system manajemen proyek. Jika perangkat lunak jenis ini dapat diterima, maka itu merupakan pilihan terbaik juga yang paling murah. Keterbatasan utamanya adalah eksekutif mungkin menganggapnya tidak cukup ramah terhadap pemakai (user friendly) atau tidak tertuju pada kebutuhan khusus mereka.

Perangkat Lunak EIS Siap Pakai

Jika perusahaan memutuskan tidak mengikuti rute perangkat lunak produktivitas perorangan, pilihan lainnya adalah perangkat lunak EIS siap pakai, yang khusus dirancang untuk memenuhi kebutuhan informasi eksekutif. System tersebut biasanya menyediakan pemampatan informasi dan kemampuan drill-down.

            Contoh awal perangkat lunak EIS dirancang untuk system mainframe, dan perintisnya adalah Pilot Executive Software, Inc. dari Boston dan Comshare, Inc. dari Ann Arbor, Michigan. Sekarang perangkat lunak EIS siap pakai tersedia untuk segala jenis komputer dan sebagian besar paket diarahkan pada pemilik PC.

            Kelas perangkat lunak ini menawarkan tiga keuntungan utama dibandingkan kategori lain. Pertama, perangkat lunak siap pakai memungkinkan perusahaan segera menjalankan system. Kedua, proyek penerapan EIS tidak banyak membebani staf jasa informasi perusahaan dibandingkan jika mereka harus mengembangkan EIS dari awal. Ketiga, perangkat lunak EIS khusus dimaksudkan bagi eksekutif dan menawarkan kesempatan yang baik untuk digunakan. Kekurangannya mungkin berupa ketidakmampuan untuk menyesuaikan system dengan kebutuhan – kebutuhan eksekutif tertentu.

Perangkat Lunak EIS Pesanan

Jika perusahaan memilih untuk tidak membeli perangkat lunak siap pakai jenis apapun, pilihan yang tersisa hanyalah staf jasa informasi menciptakan perangkat lunak EIS pesanan (custom EIS software). Salah satu contoh perangkat lunak EIS pesanan yang paling banyak dipublikasikan adalah system MIDS (management information and decision support) yang diterapkan oleh Lockheed-Georgia.

            Yang menarik dari MIDS adalah kenyataan bahwa diperlukan staf pendukung yang terdiri dari enam analis informasi dan dua analis komputer untuk menjaga system itu tetap berjalan. Itu merupakan karakteristik EIS yang sering terabaikan, ada orang – orang di belakang layar yang membuat system – system itu berjalan.

10.7          Faktor-faktor penentu keberhasilan EIS

1.      Sponsor eksekutif yang mengerti dan berkomitmen

Eksekutif tingkat puncak, lebih baik CEO, harus berfungsi sebagai sponsor eksekutif EIS dengan mendorong penerapannya. Usaha EIS yang paling berhasil adalah yang pemakai pertamanya adalah eksekutif puncak. Di Gillette, presiden direktur dari unit Amerika Utara memulai EIS tersebut. Di Lockheed-Georgia, sistem itu muncul atas desakan presiden direkturnya. Sayangnya di Marine Midland, sponsor eksekutifnya pergi. Karena kejadian seperti itu tidak dapat dicegah, strategi terbaik adalah menyiapkan penggantinya.

2.      Sponsor operasi

Sponsor eksekutif kemungkinan besar terlalu sibuk untuk mencurahkan banyak waktu untuk penerapan. Tugas itu harus diberikan kepada eksekutif tingkat puncak lain, seperti wakil presiden eksekutif. Sponsor operasi bekerja sama dengan eksekutif pemakai dan spesialis informasi untuk memastikan bahwa pekerjaan tersebut terlaksana.

3.      Staf jasa informasi yang tersedia

Harus tersedia spesialis informasi yang tidak saja mengerti teknologi informasi tetapi juga mengerti cara eksekutif menggunakan sistem itu. Area teknologi informasi yang dapat diterapkan meliputi komunikasi data, database, graphical user interface.

4.      Teknologi informasi yang sesuai

Para penerap EIS seharusnya tidak berlebihan dan memasukkan perangkat keras atau perangkat lunak yang tidak perlu. Sistem itu harus sesederhana mungkin dan harus memberikan tepat seperti yang eksekutif inginkan, tidak lebih dan tidak kurang.

5.      Manajemen Data

Tidak cukup hanya menampilkan informasi. Eksekutif harus mengetahui seberapa mutakhir data itu. Ini dapat dicapai dengan mengidentifikasi tanggalnya dan idealnya jam data itu dimasukkan kedalam sistem. Eksekutif juga harus mampu mengikuti analisis data. Analisis ini dapat dicapai melalui drill down, dengan bertanya kepada manajer data.

6.      Kaitan yang jelas dengan tujuan bisnis

Sebagian besar EIS yang berhasil dirancang untuk memecahkan masalah-masalah spesifik atau memenuhi kebutuhan yang dapat ditangani oleh teknologi informasi.

7.      Manajemen atas penolakan organisasi

Jika seorang eksekutif menolak EIS, perlu dilakukan upaya untuk mendapatkan dukungan. Strategi yang baik adalah mengidentifikasi satu masalah tunggal yang dihadapi eksekutif itu dan kemudian segera menerapkan EIS, dengan menggunakan prototyping, untuk mengatasi masalah tersebut. Perlu berhati-hati dalam memilih masalah yang akan memungkinkan EIS tampak baik. Kemudian, aplikasi tambahan dapat ditambahkan.

8.      Manajemen atas penyebaran dan evolusi sistem

Pengalaman menunjukkan bahwa jika manajemen tingkat atas mulai menerima informasi dari EIS, manajer tingkat bawah ingin menerima output yang sama. Manajer tingkat bawah ingin mampu mengantisipasi masalah dan memecahkannya sebelum manajer tingkat atas menganggap situasinya tidak terkendali. EIS karena itu mengikuti pola trickle down. Namun, perlu berhati-hati dalam menambah pemakai, yaitu hanya jika mereka bisa mendapatkan perhatian yang mereka perlukan. Salah satu alasan keberhasilan konsep EIS adalah tingkat pendidikan dan pelatihan pemakai yang tinggi.

10.8          Kecenderungan EIS masa depan

            Penyatuan komputer kedalam sistem informasi eksekutif selama ini berjalan lambat, tetapi situasi ini berubah secara cepat. Sementara orang seperti Ben Heinemans di awal 1980-an sangat langka, eksekutif sekarang sudah umum memakai komputer. Dengan makin meningkatnya dukungan bagi EIS, kita dapat berharap melihat pengaruhnya dalam beberapa bentuk.

-          Penggunaan EIS di perusahaan besar akan menjadi umum

Semakin banyak manajer tingkat menengah dengan latar belakang komputer yang menanjak ke jenjang eksekutif. Sebagian dari eksekutif baru ini akan tertarik pada perangkat lunak EIS siap pakai. Sebagian akan mengalokasikan sumber daya jasa informasi untuk pengembangan sistem pesanan. Semua kegiatan ini akan menghasilkan EIS pada hampir semua perusahaan besar.

-          Terdapat kebutuhyan akan perangkat lunak EIS khusus berharga murah

tingkat penerapan dimasa depan bagi perusahaan kecil tidak begitu jelas. Perangkat lunak produktivitas perorangan mungkin bukan alternatif yang cocok.

Alternatif yang paling menarik untuk perusahaan kecil adalah perangkat lunak EIS siap pakai, tetapi kualitasnya harus tinggi dan perangkat lunak itu harus mudah diterapkan dan digunakan. Kondisi ini akan tercapai dengan makin banyaknya pemasok yang memasuki pasar.

-          SIM dan DSS masa depan akan tampak seperti EIS masa kini

Dibandingkan aplikasi lain, lebih banyak usaha yang dilakukan agar pemakai menerima EIS, kita akan melihat perangkat lunak SIM dan DSS kelas baru yang berisi banyak feature EIS, dirancang untuk manajer tingkatan yang lebih rendah.

-          Eksekutif akan menjaga komputer dalam perspektif

Kecenderungannya jelas mengarah pada penggunaan komputer yang meningkat di tingkat eksekutif, tetapi tidak seorang pun yang memperkirakan bahwa komputer akan menjadi sumber daya informasi yang paling penting. Eksekutif selalu lebih menyukai komunikasi tatap muka dan situasi ini perlu berlanjut. Namun, para eksekutif sadar bahwa komputer dapat memenuhi sebagian kebutuhan informasi mereka secara lebih unggul. Dengan menyatukan komputer kedalam sistem informasi mereka, peluang baru akan terbuka bagi pengambilan dan analisis informasi yang sebelumnya tidak pernah tersedia pada tingkat eksekutif.