Sistem Informasi Manufaktur

12.1             

12.1          Komputer sebagai Bagian dari Sistem Fisik

Manajemen manufaktur menggunakan komputer baik sebagai suatu elemen dalam sistem produksi fisik. Ada tiga cara dalam menggunakan teknologi komputer dalam sistem fisik ini, yaitu Computer-Aided Design (CAD), Computer-Aided Manufacturing (CAM), dan Robotik.

1.      Computer-Aided Design (CAD)

Computer-Aided Design (CAD), yang saat ini sering disebut Computer-Aided Engineering (CAE) melibatkan penggunaan komputer untuk membantu rancangan produk yang akan dimanufaktur. CAD pertama kali digunakan dalam industri dirgantara dan kemudian diadopsi oleh pembuat mobil. CAD kemudian digunakan untuk merancang segala sesuatu dari struktur rumit hingga bagian-bagian terkecil.

2.      Computer-Aided Manufacturing (CAM)

Saat ini, pabrik-pabrik besar telah menerapkan teknologi CAM. Computer-Aided Manufacturing (CAM) adalah penerapan komputer dalam proses produksi. Komputer berperan sebagai pengendali atas beberapa mesin produksi sehingga produksi dapat berjalan lebih cepat dan presisi yang lebih tinggi daripada jika pekerja manusia yang mengendalikan.

3.      Robotik

Robotik melibatkan penggunaan robot industrial (industrial robots
– IR), alat yang secara otomatis melaksanakan tugas-tugas tertentu dalam proses manufaktur. Robotik memungkinkan perusahaan untuk memotong biaya dan mencapai tingkat kualitas yang tinggi.

12.2          Komputer Sebagai Sistem Informasi

Sistem informasi manufaktur menjelaskan subsistem CBIS yang menyediakan informasi mengenai operasi produksi. Output dari system informasi manufaktur digunakan untuk menciptakan dan mengoperasikan sistem produk fisik.

Tidak banyak referensi mengenai sistem informasi manufaktur dalam literatur. Nama – nama yang telah digunakan – ROP, MRP, MRP II, JIT, dan CIM merupakan pendekatan untuk mengelola proses manufaktur dan semua menggunakan informasi. Kecuali CIM (computer integrated manufacturing) adalah suatu konsep baru yang baru berkembang.

1.      Sistem titik pemesanan kembali ( reorder point - ROP)

Setelah komputer pertama diterapkan secara berhasil dalam area akuntansi, komputer diberikan tugas menegendalikan persediaan. Pendekatan paling sederhana adalah pendekatan reaktif yaitu menunggu hingga saldo suatu jenis barang mencapai tingkat tertentu dan kemudian memicu pesanan pembelian atau suatu proses produksi. Tingkat barang yang berfungsi sebagai pemicu disebut titik pemesanan kembali dan sistem yang mendasarkan keputusan pembelian pada titik pemesanan kembali disebut sistem titik pemesanan kembali. Manajer tidak suka sesuatu yang begitu ketat. Sebagai ukuran berjaga – jaga disisihkan sejumlah persediaaan yang disebut safety stock. Perusahaan berharap tidak perlu menggunakan safety stocknya, tetapi disediakan untuk bejaga – jaga – seperti halnya ban serep.

Rumus titik pemesanan kembali. Manajer manufaktur tidak perlu menebak untuk menentukan ROP. ROP dapat dihitung dengan menggunakan rumus berikut:

R = LU + S

R = titik pemesanan kembali

L = lead time pemasok (dalam hari)

U = tingkat pemakaian (jumlah unit yang digunakan atau terjual per hari)

S = tingkat safety stock (dalam unit)

2.      Material Requirements Planning (MRP)

Pada awal 1960-an Joseph Orlicky dari J. I. Case Company membuat suatu pendekatan baru untuk manajmen material yang disebut MRP. MRP adalah suatu strategi material proaktif. Daripada hanya menunggu hingga saat memesan, MRP melihat ke masa depan dan mengidentifikasi material yang akan diperlukan, jumlahnya, dan tanggal diperlukannya. Komponen – komponen utama sistem MRP:

a.       Sistem penjadwalan produksi

Menggunakan empat file dalam menyiapkan master production schedule. Data input mencakup file pesanan pelanggan, ramalan penjualan, persediaan barang jadi, dan kapasitas produksi. Master production schedule memproyeksikan produksi cukup jauh kedepan untuk mengakomodasi proses produksi yang merupakan kombinasi lead time pemasok dan waktu produksi terlama. Jadwal produksi dapat melihat hingga satu tahun kedepan.

b.      Sistem material requirements planning

Menentukan berapa banyak material yang diperlukan untuk memproduksi jumlah unit yang diinginkan. File bill of material digunakan untuk menguraikan bill of material untuk tiap jenis barang yang dijadwalkan untuk produksi dengan mangalikan kuantitas di bill of material dengan jumlah unit yang akan diproduksi. Tujuan dari penguraian ini untuk menentukan  total kebutuhan material yang disebut kebutuhan bruto (gross requirement) yang akan diperlukan untuk menghasilkan produk yang dijadwalkan. Selanjutnya, file persediaan bahan baku digunakan untuk menentukan material mana yang telah dimiliki. Material yang dimiliki dikurangi dengan kebutuhan bruto untuk menentukan kebutuhan netto (net requirement) – yaitu jumlah yang harus dibeli untuk memenuhi jadwal produksi.

c.       Sistem capacity requirement planning

Sistem ini bekerja berhubungan dengan sistem material requirement untuk memastikan bahwa produksi terjadwal itu sesuai dengan kapasitas pabrik. Setelah dibuat penentuan, sistem material requirement planning menghasilkan beberapa output. Output utama adalah jadwal pemesanan terencana (planned order schedule) yang mendaftarkan jumlah kebutuhan tipa material berdasarkan periode waktu. Output lain mencakup:

·         Perubahan pesanan terencana yang mencerminkan pesanan yang dibatalkan, pesanan yang dipercepat, dan kuantitas pesanan yang dimodifikasi.

·         Laporan perkecualian yang menandai barang – barang yang memerlukan perhatian manajemen.

·         Laporan kinerja yang menunjukkan seberapa baik sistem berkinerja dilihat dari ukuran stockout dan ukuran lain.

·         Laporan perencanaan yang dapat digunakan oleh manajemen manufaktur untuk perencanaan persediaan masa depan.

d.      Sistem pelepasan pesanan (order release system)

Menggunakan jadwal pesanan terencana untuk input dan mencetak suatu laporan pelepasan pesanan. Satu salinan diserahkan kepada pembeli di departemen pembelian untuk digunakan dalam berunding dengan pemasok dan salinan yang lain dikirimkan ke manajemen lantai kerja (shop floor) untuk digunakan dalam mengendalikan proses produksi.

MRP memungkinkan perusahaan mengelola materialnya secara lebih baik. Perusahaan dapat menghindari kehabisan persediaan yang disebabkan oleh menunggu hingga menit terakhir dan menyadari bahwa persediaan yang dipesan tidak tersedia. Juga, dengan mengetahui kebutuhan material di masa depan, pembeli dapat merundingkan perjanjian pembelian dengan pemasok dan mendapatkan rabat.

Walau sejumlah besar perusahaan menerapkan MRP, mereka tidak selalu menyadari manfaat yang diperkirakan.pengalaman menunjukkan bahwa MRP cocok untuk lingkungan prosuksi tertentu daripada yang lainnya. Sebgaian perusahaan telah meninggalkan MRP mereka, sementara yang lain telah memperluasnya dengan harapan mencapai manfaat yang lebih besar.

3.      Manufacturing Resource Planning (MRP II)

Penggembangkan konsep MRP di luar area manufaktur sehingga dapat meliputi seluruh perusahaan disebut MRP II. Sistem MRP II mengintegrasikan semua proses di dalam manufaktur yang berhubungan dengan manajemen material. MRP II juga berhubungan dengan subsistem CBIS lain. MRP II dapat menyediakan informasi bagi sistem informasi eksekutif dan bagi sistem informasi fungsional lain. MRP II juga bertukar data dengan subsistem informasi akuntansi yang terlibat dalam arus material – pemasukan pesanan, penagihan, piutang dagang, pembelian, penerimaan, hutang dagang, dan buku besar. Manfaat MRP II:

·         Penggunaan sumber daya yang lebih efisien

Pengurangan dapat diperkirakan terjadi dalam persediaan dalam proses dan barang jadi, peralatan pabrik dapat dimanfaatkan lebih baik, antrian di pusat – pusat kerja dapat ditemukan, dan pemeliharaan peralatan dapat dijadwalkan dengan lebih baik.

·         Perencanaan prioritas yang lebih baik

Jumlah waktu yang diperlukan untuk menempatkan pekerjaan ke dalam produksi dapat dikurangi, dan jadwal produksi dapat lebih mudah dimodifikasi untuk mencerminkan perubahan kebutuhan pelanggan.

·         Pelayanan pelanggan yang meningkat

Kemampuan perusahaan untuk memenuhi tanggal pengiriman yang dijanjikan dapat ditingkatkan, dan tersedia peluang untuk kualitas yang lebih baik dan harga yang lebih murah.

·         Semangat kerja pegawai meningkat

Para pegawai dapat memperoleh keyakinan dalam sistem, yang menghasilkan koordinasi dan komunikasi antar departemen yang lebih baik.

·         Informasi manajemen yang lebih baik

Manajemen dapat menggunakan output sistem untuk memperoleh pandangan yang lebih baik mengenai sistem produksi fisik dan untuk mengukur kinerja sistem itu. Selain itu, eksekutif dan manajer perusahaan dari semua area fungsional dapat membuat perencanaan jangka panjang yang lebih baik.

4.      Pendekatan Just-In-Time (JIT)

Pendekatan ini menjaga arus material melalui pabrik hingga minimum dengan menjadwalkan material agar tiba di stasiun kerja “tepat pada waktunya (just in time)” JIT berlawanan dengan filosofi produksi masal tradisional, yang didasarkan pada ukuran lot besar. Ukuran lot adalah jumlah jenis barang yang diproduksi sekaligus. Tujuan dari ukuran lot besar adalah untuk meminimumkan biaya produksi dan setup serta untuk mendapatkan rabat dari pemasok. Namun, produksi masal juga membawa serta biaya persediaan yang tinggi. Persediaan yang besar mencerminkan investasi yang besar dan dapat juga mengakibatkan biaya penanganan yang besar seperti asuransi dan keamanan.

JIT mencoba meminimumkan biaya persediaan dengan memproduksi pada jumlah yang lebih sedikit. Waktu adalah kunci sistem JIT. Pasokan bahan baku tiba dari pemasok tepat sebelum produksi dijadwalkan untuk mulai. Bahan baku mulai memasuki jalur perakitan. Pekerja pertama menyelesaikan langkah produksi pertama dan menyisihkan barang itu. Pekerja selanjutnya memungut barang tersebut dan melakukan langkah kedua. Proses ini terus berlanjut dari satu langkah produksi ke yang lain. Jika seorang pekerja siap untuk barang selanjutnya, ia memberi tanda pada pekerja sebelumnya.

JIT menyebabkan perusahaan yang telah melakukan investasi besar dalam MRP menimbang kembali kebijakan mereka. Beberapa perusahaan telah membuang MRP untuk JIT, sementara yang lain tetap berdedikasi pada MRP atau mengintegrasikan JIT ke dalam MRP. Dalam beberapa ntahun terakhir, telah jelas bahwa MRP akan bertahan menghadapi ancaman JIT. Ini bukan berarti bahwa JIT adalah sesuatu dari masa lampau. Sebaliknya, seperti semua konsep manejemen produksi, JIT lebih cocok untuk lingkungan tertentu daripada yang lain. Salah satu jenis lingkungan yang telah terbukti sangat sulit untuk JIT adalah situasi yang sangat bervariasi dalam volume produksi yang disebabkan oleh perubahan – perubahan dalam permintaan pelanggan. Tentu saja, situasi itu juga menyebabkan kesulitan bagi MRP.

12.3          Model Sistem Informasi Manufaktur

1.      Input Data/Informasi

Input data berupa data internal dan data eksternal, data internal merupakan data intern system keseluruhan yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna. Data ini meliputi sumber daya manusia (SDM), material, mesin, dan hal lainnya yang mendukung Sistem Informasi Manufaktur  proses secara keseluruhan seperti transportasi, spesifikasi kualitas material, frekuensi, perawatan, dan lain‐lain. Data Eksternal perusahaan merupakan data yang berasal dari luar perusahaan (environment) yang mendukung proses pengolahan data menjadi informasi yang berguna untuk perhitungan cost dalam manufaktur mulai dari awal hingga akhir proses.. Contoh data eksternal adalah data pemasok (supplier), kebijakan pemerintah tentang UMR, listrik, dll.

2.      Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM/HRIS)

Setiap organisasi khususnya perusahaan memerlukan data yang bersifat riil dari setiap tingkatan manajemennya. Data tersebut disusun dan dikelola dalam sebuah system informasi. Salah satu sistem informasi terpenting pada perusahaan adalah mengenai Sistem Informasi Sumber Daya Manusia/Human Resourches Information System (SISDM/HRIS). Definisi HRIS, Human Resources Information System (HRIS) adalah program aplikasi komputer yang mengorganisir tatakelola dan tatalaksana manajemen SDM di perusahaan guna mendukung proses pengambilan keputusan atau biasa disebut dengan Decision Support System dengan menyediakan berbagai informasi yang diperlukan. Pengertian menurut wikipedia.com, yang dimaksud HRIS adalah sebuah bentuk interseksi/pertemuan antara bidang ilmu manajemen sumber daya manusia (MSDM) dan teknologi informasi. sistem ini menggabungkan MSDM sebagai suatu disiplin yang utamanya mengaplikasikan bidang teknologi informasi ke dalam aktivitas-aktivitas MSDM seperti dalam hal perencanaan, dan menyusun sistem pemrosesan data dalam serangkaian langkah-langkah yang terstandarisasi dan terangkum dalam aplikasi perencanaan sumber daya perusahaan/enterprise resource planning (ERP). Secara keseluruhan sistem ERP bertujuan mengintegrasikan informasi yang diperoleh dari aplikasi-aplikasi yang berbeda ke dalam satu sistem basisdata yang bersifat universal. Keterkaitan dari modul kalkulasi finansial dan modul MSDM melalui satu basisdata yang sama merupakan hal yang sangat penting yang membedakannya dengan bentuk aplikasi lain yang pernah dibuat sebelumnya, menjadikan aplikasi ini lebih fleksibel namun juga lebih kaku dengan aturan-aturannya. Karakteristik informasi yang dipersiapakan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah: Timely (tepat waktu),·Accurate (akurat),Concise (ringkas), Relevant (relevan), Complete (lengkap). Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik di atas dalam rangka mengambil suatu keputusan (a decision making).

12.4          Bagaimana Manajer Menggunakan Sistem Informasi Manufaktur ?

Sistem informasi manufaktur digunakan baik dalam penciptaan maupun dalam operasi sistem produksi fisik. Informasi itu digunakan oleh eksekutif perusahaan, manajer di area manufaktur dan juga manajer di area lain. Para eksekutif dan wakil presiden direktur manufaktur menerima informasi dari semua subsistem output. Manajer pemasaran menggunakan output agar pemasar tertarik pada aspek produksi seperti biaya, kualitas dan penyediaan karena faktor – faktor tersebut mempengaruhi penjualan produk. Manajer keuangan memiliki perhatian khusus pada subsistem persediaan, karena digunakan dalam menentukan investasi persediaandan pada subsistem produksi, karena digunakan untuk membuat keputusan penting mengenai konstruksi atau perluasan pabrik. Titik penting nya adalah kenyataan bahwa sistem informasi manufaktur menyediakan informasi bagi para manajer di seluruh perusahaan.