Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

14.1          Fungsi Sumber Daya Manusia

Struktur organisasi sebagian besar perusahaan memasukkan satu unit yang bertanggung jawab atas banyak kegiatan yang berhubungan dengan sumber daya manusia. Istilah personalia awalnya diberikan pada unit ini, tetapi sekarang dimakan sumber daya manusia (SDM) yang mengakui bahwa personil sebagai sumber daya yang berharga. SDM merupakan suatu depatemen atau divisi di dalam suatu area fungsional, atau SDM dapat memiliki status fungsional yang sama seperti pemasaran, manufaktur, keuangan dan SI. Manajer SDM dapat menjadi wakil presiden direktur, tapi jabatan direktur lebih  popular. Kita menggunakan isteilah direktur SDM untuk menjelaskan orang yang bertanggung jawab atas SDM. direkturSDM dapat menjadi seorang anggota komite eksekutif.

Kegiatan Utama SDM

SDM mendukung area fungsional lain dengan membantu mendapatkan personil baru, mempersiapkan personil untuk melakukan tugasnya, dan menangani semua pencatatan yang berhubungan dengan pegawai dan mantan pegawai. 

Dalam memenuhi tanggung jawabnya, SDM melaksanakan empat kegiatan utama, seperti digambarkan dalam gambar 14.1.1.

·         Perekrutan dan penerimaan (recruiting and hiring)

SDM membantu membawa pegawai baru ke dalam perusahaan dengan memasang iklan lowongan kerja dikoran, memberitahu posisi yang diminta kepada agen kerja swasta maupun pemerintah, melakukan wawancara pemilihan di kampus dan fasilitas perusahaan dan mengurus ujian bagi pegawai. SDM selalu mengikuti perkembangan terakhir dalam peraturan pemerintah yang mempengaruhi prakter kepegawaian dan menasehati manajemen untuk menentukan kebijakan yang sesuai.

·         Pendidikan dan pelatihan

Selama periode kepegawaian, SDM dapat mengatur berbagai program pendidikan dan pelatihan yang diperlukan untuk meningkatkan pengetahuan dan keahlian kerja pegawai. Contohnya, anggota staf SDM dapat membantu analis sistem dalam melatih pemakai selama tahap penerapan dari siklus hidup sistem.

·         Manajemen data

SDM menyimpan databse yang berhubungan dengan pegawai, dan memproses data tersebut untuk memenuhi kebutuhan informasi pemakai.

·         Penghentian dan administrasi tunjangan

Selama seseorang diperkerjakan oleh perusahaan mereka menerima paket tunjangan seperti rumah sakit, asuransi dokter gigi, dan pembagian keuntungan yang semakin sulit administrasinya. Ketika pegawai berhenti kerja, SDM memproses kertas kerja yang diperlukan dan kadang melakukan wawancara keluar. Salah satu tujua wawancara ini untuk belajar bagaimana perusahaan dapat memberikan pelayanan yang lebih baik bagi pegawainya dimasa mendatang. Setelah penghentian, SDM mengurus program pension perusahaan bagi mantan pegawai yang berhak.

Saat pegawai bekerja untuk perusahaan, mereka tidak dikelola oleh SDM tetapi, oleh manajer area tempat mereka bekerja. Karena itu, SDM melaksanakan fungsi pendukung, memudahkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.

Evolusi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia.

1.      Tahap Awal

Sistem personalia pada awalnya menempatkan data pegawai dalam map yang ditempatkan pada departemen personalia. Saat departemen memperoleh mesin Punched Card, file dipindahkan ke departemen pengolahan data dan dikonversikan ke bentuk punched Card. Saat komputer menggantikan mesin Punched Card , data pegawai dikonversikan ke pita dan piringan magnetik.

2.      Pengaruh Peraturan Pemerintah

Rangsangan untuk menaikkan status data personil diberikan oleh peraturan pemerintah seperti EEO (Equal Employment Opportunity), OSHA (Occupational Safety and Health Administration), dan AAP (Affirmative Action Program) yang diberlakukan selama tahun 1960-an dan 1970-an. Perusahaan  diharuskan untuk menyediakan statistik bagi pemerintahan nasional yang menunjukkan sampai sejauh mana praktek personalia perusahaan sesuai dengan undang-undang itu. Perusahaan segera mengerti bahwa mereka tidak dapat mengejar persyaratan pelaporan yang meningkat tanpa bantuan sistem berbasis komputer.

Manajemen puncak perusahaan mulai mengalokasikan sumber daya tambahan bagi pengembangan sistem personalia berorientasi informasi (Information Oriented Personel System). Sistem baru dikembangkan oleh spesialis informasi dari jasa informasi, bekerja sama dengan pemakai di bagian dumber daya manusia.

3.      Pengaruh Dari Komputer Mikro

Saat komputer mikro muncul, sistem informasi SDM mulai dipasang dalam areanya. Beberapa digunakan secara berdiri sendiri (Stand Alone), beberapa dibuat jaringan untuk membentuk LAN, dan beberapa dihubungkan dengan fasilitas komputer sentral perusahaan. Beberapa organisasi SDM bahkan memasang komputer mikro bahkan mainframe mereka sendiri.

 Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Perencanaan awal harus memasukan sebuah model keseluruhan yang akan menggambarkan masukan-masukan, transformasi, dan keluaran-keluaran yang diharapkan dari sebuah sistem. Model Sistem Informasi Sumber Daya Manusia menggunakan format umum yang sama dari subsistem input, database, dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.

Komponen Sumber Daya Manusia (SDM) dapat dijelaskan sebagai berikut :

1.      Subsistem Input

Kombinasi standar dari pengolahan data,  penelitian, dan intelejen.

Subsistem ini terdiri dari :

a.       Sistem Informasi Data Personil

b.      Menyediakan data personil bagi Sistem Informasi Sumber Daya Manusia sehingga database berisi gambaran yang lengkap dari sumber daya personil yang berupa non keuntungan relatif lebih permanen seperti : nama pegawai, jenis kelamin, tanggal lahir, pendidikan, jumlah tanggungan.

c.       Subsistem Penelitian Sumber Daya Manusia

Mengumpulkan data melalui proyek penelitian khusus, contohnya : penelitian suksesi, analisis dan evaluasi jabatan dan penelitian keluhan.

d.      Subsistem Intelijen Sumber Daya Manusia

Subsistem ini mengumpulkan data berhubungan dengan Sumber Daya Manusia (SDM) dari lingkungan perusahaan. Elemen lingkungan yang menyediakan data ini meliputi pemerintah, pemasok, tenaga kerja, masyarakat global, dan sebagainya.

2.      Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Database yang digunakan adalah berbasis komputer yang meliputi :

a.       Isi Database

Data pegawai, seperti : tanggal lahir, nama, departemen, jabatan, tingkat pendidikan, dan lain-lain.

Data non pegawai, yang mengidentifikasi data dan menjelaskan organisasi di lingkungan per-usahaan seperti agen tenaga kerja, akademis, universitas, serikat kerja, serta pemerintahan.

b.      Lokasi Database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM)

Sebagai database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia ditempatkan pada komputer sentral perusahaan, tetapi database yang lain bisa berada didivisi khusus seperti pada divisi operasi lain dan luar pusat pelayanan.

c.       Perangkat Lunak Manajemen Database

Perangkat lunak yang digunakan dalam mengelola database Sistem Informasi Sumber Daya Manusia perusahaan contohnya : IMS, FOCUS, Dbase, dan lain-lain.

3.      Subsistem Output

Mencerminkan hasil pengelolahan data Sumber Daya Manusia (SDM) personil perusahaan, yang meliputi :

a.       Subsistem Perencanaan Angkatan Kerja

Subsistem ini meliputi semua kegiatan yang memungkinkan manajemen untuk mengidentifikasi kebutuhan pegawai di masa datang sepertipembuatan bagan organisasi, peramalan gaji, analisis atau evaluasi jabatan.

b.      Subsistem Perekutan

Subsistem ini mengidentifikasi dua aplikasi perekutan yaitu penelusuran pelamaran dan pencarian internal.

c.       Subsistem Manajemen Angkatan Kerja

Meliputi penilaian kerja, pendidikan dan pelatihan, pengendalian posisi, realokasi, keahlian atau kompetisi, suksesi dan pendisiplinan.

d.      Subsistem Kompesasi

Mendeskripsikan segala bentuk informasi yang berkaitan dengan balas jasa terhadap apa yang telah dikerjakan oleh karyawan, meliputi peningkatanpenghargaan, gaji, kompesasi eksekutif, intensif bonus kehadiran.

e.       Subsistem benefit

Subsistem benefit ini seperti berapa besar pensiun yang diperoleh seorang karyawan dan masa kerjanya.

           

            Salah satu hal yang dipersepsi oleh karyawan adalah rancangan pekerjaan yang didalam-nya termasuk peralatan dan perangkat serta cara kerja yang berhubungan langsung dengan peker-jaan mereka. Peralatan atau perangkat yang dimaksud adalah SISDM itu sendiri. SISDM sebagai perangkat untuk mendukung kerja memiliki kriteria ± kriteria dalam setiap aspeknya baik subsistem input, pemrosesan ataupun output. Kriteria ± kriteria yang dimak-sud adalah tepat waktu,akurat, ringkas, relevan dan lengkap. Kriteria- kriteria inilah yang akan  dipersepsi oleh karyawan apakah sesuai dengan harapan dan kebutuhan karyawan ataukah tidak.

            Bagaimana karyawan mempersepsi SISDM berkaitan dengan harapan dan kebutuhan karyawan tersebut terhadap karakteristik SISDM yang sedang digunakan. Ketika data SISDM dipersepsi tidak dapat memberikan data secara tepat waktu, tidak memberikan data yang akurat dan bebas kesalahan, tidak banyak informasi yang diperoleh melalui SISDM secara tepat dan lengkap, maka SISDM dipersepsi tidak sesuai dengan harapan karyawan.

            Data SISDM yang dipersepsi tidak dapat memberikan informasi yang tepat waktu, akan mengakibatkan karyawan menghayati bahwa SISDM tidak dapat membantunya dalam menyelesaikan pekerjaan secara cepat, sehingga muncul penghayatan time urgency yang mendesak karyawan untuk bekerja secara terburu ± buru. Begitu pula ketika data SISDM dipersepsi tidak tampil secara mudah danringkas, maka karyawan akan menghayati data SISDM merupakan data mentah yang masih harus diproses secara manual sehingga semakin mendesak pekerjaan karyawan.

            Hal ini juga akan membuat pekerjaan menjadi semakin banyak dan sulit, sehingga karyawan menghayati work overload (pekerjaan yang berlebihan) yang bila dibiarkan dapat menjadi frustasi karena karyawan tidak dapat menyesuaikan diri terhadappekerjaannya. Data SISDM yang dipersepsi tidak memberikan informasi yang bebaskesalahan dan tidak dapat diandalkan akan dimaknakan tidak akurat, tidak relevan dan tidak lengkap yang kemudian akan mempengaruhi prosedur kerja karyawan untuk menjadi dihayati semakin sulit.

            Kondisi ± kondisi time urgency yang mendesak, prosedur kerja yang sulit, jumlah pekerjaan yang berlebihan (work overload) hingga berakhir menjadi frustasimerupakan aspek ± aspek yang mempengaruhi beban kerja karyawan. Kondisi ± kondisi seperti ini dapat menjadi faktor penekan bagi karyawan sehingga harusmenggunakan energi lebih banyak. Penggunaan energi yang secara terus ± menerusmengakibatkan timbulnya kelelahan (fatigue). AM. Sugeng. Budiono (2003:87) mengatakan kelelahan kerja ditandai dengan melemahnya tenaga kerja melakukan pekerjaan/kegiatan, sehingga akan meningkatkan kesalahan dalam melakukan pekerjaan. Selain itu, kondisi ± kondisi seperti time urgency yang mendesak,work overload dan frustasi dapat menjadi faktor psikis dalam mempengaruhi beban kerja. Faktor psikis ini akan berakibat pada kelelahan psikis yang berkaitan dengan kelelahan emosional (emotional exhaustion) yang ditandai dengan hilangnya perhatian, kepercayaan, minat dan semangat dalam bekerja (Ray & Miller, 1994).

            Ketika seorang pekerja telah menghayati pekerjaannya dengan sebuah penghayatan bahwa lingkungan fisik ataupun psikis merupakan sebuah penekan bagidirinya dan pekerja tidak dapat beradaptasi terhadap tuntutan pekerjaannya maka halini dapat berpengaruh pada tingkah lakunya dalam bekerja yaitu hilangnya minat dan semangat bekerja yang tampak dalam tingkah laku mangkir, sering terlambat, lambatdalam menyelesaikan tugas.

            Dalam membuat model sistem informasi sumber daya manusia,umumnya menggunakan format yang sama dari subsistem input,database dan subsistem output yang telah digunakan berbagai area fungsional lain.Subsistem input merupakan kombinasi standar dari pengolahan data,penelitian dan intelijen.Dalam banyak perusahaan database ditempatkan pada penyimpanan komputer.Hanya 5,7% dari perusahaan HRSP melaporkan penggunaan database nonkomputer.Subsistem output mencerminkan arus sumber daya personil melalui perusahaan.Berbagai komponen input,penyimpanan dan output membentuk model HRIS.

  Bagaimana Manajer Menggunakan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia

Manajer dalam suatu perusahaan memerlukan informasi yang memiliki karakteritik tertentu dalam rangka mengambil suatu keputusan. Keputusan yang didasarkan pada informasi akurat akan memiliki kualitas yang jauh lebih tinggi dibandingkan dengan keputusan yang hanya berdasarkan intuisi saja. Karakteristik informasi yang dipersiapkan dalam Sistem Informasi Sumberdaya Manusia adalah:[12] timely (tepat waktu), accurate (akurat), concise (ringkas), relevant (relevan), dan complete (lengkap) .

Kegunaan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia (SISDM), meliputi:

1.      Perencanaan dan analisis sumber daya manusia, meliputi; struktur organisasi proyeksi tenaga kerja, persediaan keahlian, analisis keluar-masuk tenaga kerja, analisis ketidakhadiran, restrukturisasi biaya, penyesuaian kerja internal, dan mencatat deskripsi pekerjaan.

2.      Hubungan tenaga kerja dan buruh, meliputi; biaya negosiasi penggabungan, penyimpanan data pemeriksaan, hasil penelitian tingkah laku, analisis wawncara keluar, dan sejarah pekerjaan tenaga kerja.

3.      Kesehatan, keselamatan dan keamanan, meliputi; pelatihan keselamatan, penyimpanan data kecelakaan kerja, penyimpanan data material.

4.      Pekerjaan yang sama, meliputi; rencana tindakan afirmatis, mencapat calon tenaga kerja, utilisasi tenaga kerja dan tersedianya analisis.

5.      Penyusunan tenaga kerja, meliputi; sumber perekrutan, mencatat calon tenaga kerja dan analisis penolakan kerja yang ditawarkan.

6.      Pengembangan sumber daya manusia, meliputi; profil pelatihan tenaga kerja, penilaian kebutuhan pelatihan, keberhasilan perencanaan dan ketertarikan karier dan pengalaman.

7.      Kompensasi dan manfaat, meliputi; struktur pembayaran upah, biaya upah atau gaji, administrasi manfaat yang fleksibel, penggunaan liburan dan analisis penggunaan manfaat.